Kostnad per brukare

Kostnad per brukare (KPB)

Kostnad per brukare identifierar utvecklingsområden, ger tydlig bild av prioriterade åtgärder och möjliggör jämförelse inom organisationen och mellan kommuner.

För varje dag som går ökar kraven på kommunala verksamheter att bedrivas med god kvalitet och ett effektivt resursutnyttjande. Men hur mäts detta och hur följs det upp? Vi har under många år utvecklat verktyget Kostnad Per Brukare (KPB) som hjälper er med verksamhetsuppföljning.

En KPB-analys ger specifik information om vad som driver verksamhetens kostnader. Man kan därmed rikta utredningsuppdrag, kostnadseffektivisering samt utvecklingsarbete åt rätt håll. KPB är ofta ett nödvändigt första steg för att identifiera rätt insatser.

KPB är enkelt uttryckt en metod för hur man kopplar ihop olika insatser med kostnader och de individer som har fått del av insatsen. Analysen fångar upp verksamhetens insatser och ger svar på frågan; vem får vad och till vilken kostnad? Det är viktigt att poängtera att KPB bygger på avidentifierad (pseudonymiserad) individdata, vilket gör det möjligt att följa upp kostnadsutvecklingen och jämföra olika verksamheter. Uppföljning kan göras ur olika perspektiv såsom brukarmix, produktivitet, konsumtion och resultat.

Beståndsdelarna i KPB

Brukarmixanalys
Syftet med denna analys är att undersöka om kommunen har valt den mest kostnadseffektiva strategin för insatsmixen – i förhållande till brukarnas behov. Exempel på frågor vi ställer: Hur ser brukarmixen ut? Vilka grupper av brukare kräver stora resurser? Finns fler ytterfall än i andra kommuner?

Analys av produktivitet
Syftet med denna analys är att jämföra produktiviteten per insats med andra kommuner, en s.k. nyckeltalsjämförelse. Här är vi intresserade av att t.ex. ta reda på om kostnaderna är högre för insatserna per timme/dygn i förhållande till andra kommuner, och analysera vad det isåfall beror på.

Konsumtionsanalys
Syftet med denna analys är att jämföra kostnaden per invånare, dvs. relatera kostnaderna till både invånare och brukare. Ger kommunen exempelvis mer insatser än andra kommuner? Hur ser medelkostnaden ut i förhållande till andra? Beror detta på befolkningens struktur eller på kommunens produktivitet?

En central del i metoden är att fördela kostnader för personal och nedlagd tid till specifika insatser. Individ- och familjeomsorg är väldigt olika organiserade i Sverige, vilket gör det svårt att använda en standardmall. Mallen utformas därför från grunden för varje kommun. Intervjuer om hur insatserna organiseras i kommunen görs i samband med projektstarten av ett KPB-projekt inom IFO. Denna uppdateras sedan vartannat år.

Resultatanalys
Syftet är att kombinera kostnaderna med resultat och kvalitet. Här kan bl.a. följande frågor ställas: Vilket resultat ger insatserna? Hur förhåller sig resultatet till kostnaderna? Genom att mäta effektivitet får kommunerna en uppfattning om vilket resultat de erhåller för de pengar som läggs på äldreomsorgen. Det räcker inte att man gör en sak på ”rätt sätt” för att vara effektiv, man måste också se till att det man gör är ”rätt saker”, att resultatet leder till de mål man har ställt för verksamheten. Det är ofta svårt att mäta grad av måluppfyllelse, därför väljs ofta ett antal mått på resultat och kvalitet som ska fungera som indikation på hur väl man nått de uppsatta målen, till exempel hur nöjd brukarna är med den omsorg de får. Tillsammans ger det en samlad bild av verksamhetens effektivitet, totalt eller på enhetsnivå.

Tre olika verksamhetsområden

För att möta de ökade kraven och komplexiteten i kommunal verksamhetsstyrning görs betydande insatser för att utveckla system som ska ge bättre information om prestationer, kostnader och resultat. Det är här KPB kommer in i bilden. Vare sig det handlar om beslutssituationer, satsningar på förebyggande åtgärder eller en ökad konkurrensutsättning gäller det att ha tillgång till god beslutsinformation av hög kvalitet. Ju högre precisionen är i den verksamhetsstatisk och de kostnadsmått som används, desto bättre är förutsättningarna för att beslut som tas ska leda till en mer effektiv verksamhet.

I Kostnad Per Brukare-arbetet görs även en årsvis jämförelse med andra kommuners resultat som möjliggör benchmarking och erfarenhetsutbyte med kommuner i hela Sverige. Metoden kan användas som en del i ett genomlysningsprojekt eller som årsvis detaljerad uppföljning med jämförelser gentemot andra kommuner.

När det gäller KPB kan verktyget användas inom tre olika kommunala verksamhetsområden –  Individ- och familjeomsorg, äldreomsorg och funktionsnedsättning.

Individ- och familjeomsorg
Inom individ- och familjeomsorgen illustrerar KPB barn och unga så väl som vuxenvård inklusive missbruk, VIR samt ekonomiskt bistånd och familjerätt. Tyvärr är det vanligt att verksamheten inom IFO inte tar så stor plats i den kommunövergripande diskussionen och att kunskapen och kännedomen om verksamheten är mindre hos politiker och andra kommunala tjänstepersoner. Det är också en verksamhet som har genomgått, och genomgår, stora förändringar. Vi ser stora skillnader i kommunernas utbud av insatser inom individ- och familjeomsorg, samt en efterfrågan som ökar snabbare än utbudet.

Äldreomsorg
Äldreomsorgen står inför stora utmaningar. Andelen personer 80 år och äldre förväntas öka kraftigt under de närmaste åren och samtidigt har det skett en förskjutning av behoven mot mer personlig omsorg. SKR förutspår att antalet individer i åldersgruppen som har socialtjänstinsatser kommer att öka med cirka 53 procent på tolv år. De förändrade behoven, liksom omfattningen av insatser, innebär stora utmaningar för äldreomsorgen – i form av ökande kostnader, svårigheter att rekrytera kompetent personal och allt större svårigheter att utföra uppdraget inom ramen för befintliga resurser. Behovet av att utveckla verksamheten och att säkerställa att resurserna används kostnadseffektivt blir allt mer markant.

Funktionsnedsättning
Kostnaderna för funktionsnedsättning har ökat över tid, fler brukare har exempelvis behov av bostad med särskild service och daglig verksamhet vilket gör att behovet av särskilt stöd kontinuerligt ökar. Våra analyser har visat att det är stora variationer i vilka insatser och resurser kommuner använder för att möta brukarnas behov. Det är också ett verksamhetsområde som genomgår stora förändringar. Andra aktörers beslut, såsom Försäkringskassan, påverkar också kommunernas kostnader inom exempelvis personlig assistans.