När Flens kommun behövde en oberoende genomlysning av skolstrukturen och samtidigt säkra kompetensen på ekonomiavdelningen blev Ensolution den naturliga partnern. Genom en kombination av en strategisk utredning och en operativ interimslösning skapades både politisk trygghet och en viktig kunskapsöverföring i organisationen.
Som för många andra svenska kommuner står Flens kommun inför utmaningen med ett minskande barnantal. Det kräver tuffa beslut kring skolorganisation och framförallt en långsiktig planering. Flera av skolorna upplevde utmaningar med att kunna driva verksamheten, med färre elever i klassrummet, vilket gör att kostnaden per elev ökar i större utsträckning än vad resurser tillförs.
För att få en helhetsbild beslutades att tillsätta en beredningsgrupp från fullmäktige med uppdrag att analysera, processa och utreda vad som krävs för att säkerställa förutsättningar för att driva skola med hög kvalitet i framtiden i Flen. För att processleda denna grupp engagerades Ensolution, som genomförde uppdraget i nära samarbete med den politiska beredningsgruppen och tjänstemannaorganisationen.
Uppdraget att leda skolstrukturutredningen gick till Mattias Wald, seniorkonsult på Ensolution. Han processledde arbetet för att både tillföra fakta och föra diskussionerna framåt i den politiska beredningen.
– Resultatet från utredningen visade på tre olika handlingsalternativ – för att skapa förutsättningar för skola med hög kvalitet. Dessa tre handlingsalternativ ingick i den rapport som vi skrev och som beredningsgruppen ställde sig bakom. Därefter överlämnades rapporten från beredningsgruppen för vidare behandling till kommunfullmäktige och den ordinarie politiska behandlingen, berättar han.
Att anlita en extern part handlade inte bara om objektivitet, utan också om resurseffektivitet.
– De som gör jobbet internt lägger ofta väldigt många timmar på utredningen. En stor fördel med att lägga ut det på konsulter är att vår interna tidsåtgång blir mycket mindre. Vi behöver egentligen bara leverera och uppdatera aktuell statistik och faktaunderlag, förklarar Jeanette Lijesnic, ekonomichef i Flen.
Samtidigt som utredningen pågick fanns ett behov av operativt stöd på Barn-, utbildnings- och kulturnämnden (BUK). Ensolutions interimskonsult täckte upp för en vakans, samtidigt som han fungerade som en utbildare, kring allt från att räkna fram grundbelopp och elevpeng till strukturtillägg och tilläggsbelopp.
– För Ensolution var det en styrka att kunna kombinera dels en interimcontroller under del av projektet, med de utrednings- och processledningsresurser som vi har. Det gjorde att vi tillsammans med kunden kunde få en helhetsbild, och därmed också genomföra projektet mer effektivt och nyttja både våra och deras resurser bättre, berättar Mattias.
För Jeanette är det tydligt vad som gör en konsult eller ekonom framgångsrik i en kommunal kontext. Det handlar om mer än bara matematik.
– Siffror i all ära, men det är verksamhetskännedom som är A och O. Att räkna plus och minus kan alla göra, men kännedom om vad som driver kostnader är olika beroende på verksamhet.
Genom samarbetet med Ensolution har Flens kommun inte bara fått en oberoende validering av sin skolstruktur, utan också stärkt sin interna organisation. Jeanette betonar vikten av att ha konsulter som är ”nischade åt rätt håll” och som förstår den kommunala logiken.
– Ensolution landade i ungefär samma resultat som vi själva gjort tidigare i skolutredningen, men utredningen var en viktig del av förankringsprocessen, summerar Jeanette.
