Lidingö var redan en av landets mest resurseffektiva kommuner, men ville ta det ett steg längre och kapa den administrativa bördan till förmån för kärnverksamheten. Christian Olsson, seniorkonsult på Ensolution, berättar om det omfattande projektet, vikten av att tänka i processer och varför många kommuner snubblar när de ska ställa om.

Förväntningarna på välfärden ökar hela tiden och med det växer även kraven på dokumentation från granskande instanser som Skolinspektionen och IVO. Detta har skapat ett ökat tryck på administrationen, något som sker ”bakom kulisserna” och som invånarna sällan exponeras för. När Lidingö bestämde sig för att genomföra en översyn av alla sina administrativa processer var målet glasklart.
– Kommunstyrelsens ordförande var supertydlig i sin uppdragsbeskrivning. Han sa; ”dra ner 25–30 procent av de administrativa kostnaderna, resurserna ska i största mån läggas på kärnverksamhet”, berättar Christian.

Ensolution antog utmaningen, vilket har resulterat i ett långvarigt och strukturerat samarbete som nu är inne på sitt åttonde uppdrag.
– Lidingö utmärker sig på flera sätt. De driver en kostnadseffektiv verksamhet och har under en period kunnat sänka skatten för invånarna, samtidigt som de har bibehållit en hög kvalitet i sina verksamheter, konstaterar Christian som menar att det finns tydliga framgångsfaktorer bakom detta.
– Till att börja med har de en otroligt kompetent organisation hela vägen från stadsdirektör ut i verksamheten och samtidigt goda socioekonomiska förutsättningar. Men det som framför allt sticker ut är att de har effektivisering som ett ständigt närvarande förhållningssätt.

Utöver detta framhäver han Lidingös ambition kring “digitalt först” – att man strävar efter att lösa manuella processer digitalt eller låta AI hantera rutinuppgifter. Kommunen har också varit öppen för att ställa om från ett traditionellt funktionsinriktat arbetssätt till att tänka mer i processer.
– Många som idag upptäcker bekymmer i sin organisation gör två saker: de organiserar om och tänker att det är lösningen, eller så justerar de i sina rutinbeskrivningar. Vi har i stället tryckt på att organisering snarare ska komma som en konsekvens av nya ambitioner och vad man vill optimera i sina arbetssätt och processer.

En annan starkt bidragande faktor till Lidingös framgång är, enligt Christian, kommunens förmåga att hålla sig till planen och deras genuina genomförandekraft. Efter att Ensolution kartlagt deras ekonomifunktioner skapade Lidingö en “road map” med ett trettiotal konkreta punkter att åtgärda, som man sedan systematiskt har arbetat sig igenom. Men för att nå verklig effektivitet framåt krävs också mod.
– Det är ganska svårt för framförallt offentliga organisationer att förändra eftersom det är så många intressenter, men man måste våga tänka och testa nytt.