Från underskott och en känsla av underfinansiering till en datadriven organisation med gemensamma mål. I Södertälje kommun har Karin Björkryd och Pernilla Andréason använt faktabaserat underlag för att flytta fokus från ”tyckande” till strategisk utveckling. ”Nu har vi en samsyn som gör att vi kan ta ansvar för helheten”, konstaterar Karin Björkryd, omsorgsdirektör.
När Karin Björkryd tillträdde som omsorgsdirektör i Södertälje hösten 2019 möttes hon av en tuff ekonomisk verklighet. Äldreomsorgen stängde året med ett minus på 84 miljoner kronor. Inom organisationen fanns en upplevelse av att vara underfinansierad, men det saknades verktyg för att bevisa det svart på vitt.
– Politiken hade som intention att satsa på äldreomsorgen och arbetsvillkoren för medarbetarna. Känslan var att budgeten inte fullt ut speglade den satsningen och vi behövde ett underlag för att tillsammans förstå förutsättningarna för verksamheterna, berättar Karin.
Genom samarbetet med Ensolution och verktyget Kostnad per brukare (KPB) började kommunen systematiskt jämföra sina siffror med liknande kommuner. Pernilla Andréason, kvalitetschef med erfarenhet i kommunen sedan 1996, har sett utvecklingen på nära håll – från handskrivna utredningar till dagens datadrivna beslutsunderlag.
– Tidigare fanns det många olika förklaringsmodeller till varför det såg ut som det gjorde. Nu får vi en gemensam bild. Det blir inte längre vad man tycker och tror, utan det blir faktabaserat. Det hjälper oss att komma bort från stuprörstänkandet, säger Pernilla.
Analysen har lett till konkreta förändringar i hur Södertälje planerar sin framtid. Ett exempel är strategin för vård- och omsorgsboenden. Tidigare fanns en ”sanning” i organisationen att det krävdes minst 72 platser för att få ekonomi i driften.
– Ensolution utmanade oss där. När vi tittade på datan såg vi att det inte stämde. Det har gjort att vi ritat om vår strategiska plan och kan bygga mindre boenden på tomter vi tidigare har tackat nej till. Det har öppnat upp helt nya möjligheter för oss, konstaterar Karin.
Kommunen har även arbetat med att förskjuta insatserna så att fler kan bo kvar hemma längre, genom att satsa på hemtjänst och dagverksamhet snarare än korttidsplatser.
– Det räcker inte att en enhet lyckas, hela organisationen behöver lyckas. Datan är grunden för den dialogen, konstaterar Karin som inte ser den största vinsten med att arbeta datadrivet i siffrorna, utan hur de används för att ”skickliggöra” ledningsgruppen. Genom att träffa Ensolution två gånger per år för djupanalys skapas en proaktivitet i styrningen, genom att hela tiden använda aktuell data som beslutsunderlag.
– Det handlar om att alla i ledningsgruppen får ett helhetsperspektiv. Om ett område inte lyckas är det allas ansvar. Genom att dela bilden av vart vi är och vart vi vill, blir vi skickligare på att leda den här komplexa verksamheten med 1 800 medarbetare och en miljardbudget, menar Karin.
Södertälje blickar nu framåt mot nästa steg i digitaliseringen. Visionen är att gå från att analysera historisk data till att kunna fatta beslut baserat på vad som händer här och nu.
– Vi vill nå en nivå där vi har realtidsdata i mobilen. Att veta exakt hur många lediga lägenheter vi har idag eller hur många beslut som togs igår. Det handlar om att förstå tekniken och använda rätt algoritmer för att bli ännu mer träffsäkra i våra beslut, summerar Pernilla.
