Malmö stad: ”Så här har vi aldrig gjort tidigare”

Malmö stad är den näst största förvaltningen i Sverige och den politiska ledningen har formulerat ambitionen att Malmö ska leda utvecklingen. Ett sätt att utveckla och effektivisera verksamheten är att möjliggöra databaserade beslut, snarare än att lita på magkänsla.

Sergio Garay har de senaste 30 åren varit ledare i olika kommuner, senast som hemvårdsförvaltningens chef i Halmstads kommun. Numera är han direktör för hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen i Malmö stad. Han rekryterades för att genomföra ett förändringsarbete där en redan väl fungerande förvaltning skulle bli ännu bättre.
– ”Så här har vi aldrig gjort”, kanske organisationen säger när vi ska testa nya arbetssätt. I Malmö är det något positivt, det har blivit som ett mantra att vi ska göra saker som vi aldrig tidigare har gjort, menar Sergio.

Redan för fjorton år sedan, under sin tid i Ängelholms kommun, kom Sergio Garay i kontakt med Ensolution. Då jobbade han med både Kuben och KPB (Kostnad per brukare) för att implementera ett databaserat beslutsfattande i organisationen.
– När jag kom till Malmö var det första vi gjorde att se över resurserna inom hälso- och sjukvård. Vi ville kartlägga hur effektivt vi använde den legitimerade personalen, berättar han.

Första steget blev att implementera Ensolutions välfärdsplattform Kuben, som är en webbaserad tjänst som underlättar insamling och visualisering av data.
– Vi behövde få koll på hur vi använde resurserna och har fått en helt annan bild av läget efter att vi har implementerat Kuben, säger Sergio Garay som berättar att insamlingen av data har gjort att ledningen kunnat ta en rad beslut om förändring av arbetssätt.

Malmö stad har historiskt varit dåliga på uppföljning, men nu är det mycket tydligare. Tidigare baserades många beslut på vad cheferna rapporterade och genom input från medarbetare, det blev anekdotisk bevisföring och beslut på magkänsla.
– I den här branschen liksom i skolans värld finns det mängder av personer som tycker saker. Jag har lärt mig att det viktigaste är att vi lutar oss mot fakta och data. Vi kan inte gå på generaliseringar eller antaganden.

Förutom Kuben används även medarbetar- och brukarundersökningar för att samla in data. Allt paketeras sedan till en helhet.
– Jag arbetar med tillitsbaserad styrning. Ansvar och mandat finns långt ut i organisationen och det har anammats. Cheferna levererar och det går väldigt bra, konstaterar Sergio och exemplifierar:
– Vi har fått bättre koll på hur vi använder legitimerad personal och optimerar deras tid till att användas till kvalificerade uppgifter. Vi har även minskat behovet av externa bemanningspersonal. Vi har förbättrat resultatet med 100 MSEK i avvikelse på ett år, varav 68 MSEK är direkt kopplade till implementering av Kuben, summerar Sergio Garay.