Mellan Ensolution och Fagersta kommun finns en lång historia när det gäller utvecklingsprojekt som syftar till resurseffektivisering. Ett av de senaste uppdragen har handlat om att vända budgetunderskott i Fagersta kommuns äldreomsorg och hemtjänst.
Fagersta har en demografi med en ökad andel äldre och stigande kostnader har lett till budgetutmaningar. För att vända trenden togs beslutet att arbeta med Ensolutions välfärdsplattform Kuben, som är en webbaserad tjänst som underlättar insamling och visualisering av data.
– Vi märkte dock att Kuben inte riktigt hade implementerats i verksamheten, vi arbetade inte med den i praktiken, berättar Ingrid Holmgren, socialchef i Fagersta kommun.
Ensolution engagerades och började med en nulägesanalys och definierade KPI:er tillsammans med kommunen för det önskade framtida läget.
– I sådana här situationer finns egentligen bara två vägar – antingen behövs neddragningar eller resurseffektivisering genom volymanpassning eller förändrat arbetssätt. Det första vi gjorde var att implementera Kuben på riktigt, berättar Christian Olsson, konsult på Ensolution.
Kuben omvandlar individers behov av hjälp och stöd till konkreta resurser såsom timmar, årsarbetare och ersättning. På så sätt kan verksamheten fördela sina begränsade resurser så rättvist och effektivt som möjligt.
– Vi implementerade och anpassade till Fagerstas förutsättningar, genomförde utbildningsinsatser och rådgav kring hur datan som visualiseras bäst omsätts i praktisk utveckling och förändring. Dessutom har vi initierat ett erfarenhetsutbyte mellan Fagersta och Höganäs, säger Christian Olsson och fortsätter:
– Samarbetet med Fagersta belyser verkligen omfattningen på det vi kan erbjuda med till exempel systemstöd för analys och beslutsfattande, stöd och rådgivning vid implementering samt förberedelse och underlag inför förändringsarbete.
Just att samarbeta mellan olika kommuner är något som Ingrid Holmgren verkligen uppskattar.
– Att lära av andra är bara positivt och i detta fall var det extra värdefullt för avdelnings- och enhetschefer att få insikter från Höganäs som har arbetat längre med Kuben än vi, säger hon och konstaterar att Ensolution-projektet har gett ”fart framåt”.
Genom att arbeta mer med data möjliggörs att fatta välgrundade beslut och effektivt följa upp verksamhetens resultat.
– Kuben erbjuder en dashboard som visualiserar kommunens data på ett lättillgängligt och interaktivt sätt, vilket hjälper verksamheten att fatta informerade beslut och kontinuerligt följa upp sitt utfall. I praktiken kan du se nuläget och vart pengarna går, berättar Christian Olsson och Ingrid Holmgren fyller i:
– Vi blir mer proaktiva och fokuserade på att nå vårt önskade framtidsläge. Att få en ekonomi i balans är vårt tydliga mål. Men för att lyckas med en förändring krävs att organisationen är redo och så var det nog inte riktigt tidigare.
Generellt sett finns det ett visst förändringsmotstånd inom offentlig förvaltning, vittnar både Christian och Ingrid om.
– Det gäller att förbereda medarbetarna så att de är redo för att arbeta på ett digitalt och datadrivet sätt – det handlar om hela vägen från förvaltningsledningen till medarbetarna som arbetar i den operativa verksamheten, säger Christian Olsson.
– Genom att visualisera data tas inte besluten på magkänsla eller av gammal hävd, utan det blir en strategisk styrning av verksamheten som begränsar överraskningsmomenten. Sedan gäller det att få igång actions i förändringsarbetet, det är den svåraste biten, men samtidigt den mest intressanta om man får till det, summerar Ingrid Holmgren.