Krokoms kommun använder KPB för att kunna motivera och fatta tuffa beslut

Krokoms kommun började att arbeta med Kostnad Per Brukare (KPB) 2017, efter att man insett att kommunen stod inför jättestora ekonomiska utmaningar de närmaste tio åren.

Bland annat kunde man se en ökad andel äldre befolkning samt stora utmaningar med att fördela resurserna rätt i kommunen. Socialchef Anna Berkestedt Jonsson behövde underlag för att visa politikerna vilka delar av Socialförvaltningen som skulle behöva mer eller mindre pengar.

Arbetet med KPB har resulterat i ett fantastiskt utvecklings och förändringsarbete. Krokoms kommun använder idag underlaget för att kunna fatta och motivera de tuffa beslut som man står inför; exempelvis förändring av bemanning inom LSS-verksamheten samt stora omställningar inom hemtjänsten.

”Jag är stolt över att vi idag vet var vi skall förbättra kvaliteten. Dessutom har vi kommit i kontakt med kommuner som ligger tre-fem år före i sitt utvecklingsarbete, vilket vi haft stor nytta av”, menar Anna Berkestedt Jonsson, socialchef i Krokoms kommun

Kostnad Per Brukare som grund för jämställdhetsanalys

Vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstad har under flera år genomfört Kostnad Per Brukare (KPB) tillsammans med Ensolution. Under hösten 2017 genomfördes för första gången ett gemensamt projekt i syfte att utveckla metoden för jämställdhetsintegrering. Genom KPB-materialet har kommunen redan svar på hur både ekonomiska resurser samt biståndsbeslut fördelar sig mellan kvinnor och män, projektet har sedan försökt att svara på frågan om det finns påverkbara orsaker i förvaltningens arbetssätt och flöden som påverkar denna fördelning.

”Genom KPB-materialet har vi fått en klar bild över hur resurserna fördelar sig mellan könen”, säger  Jenny Söderberg Lundsholt, utredare på vård och omsorgsförvaltningen i Karlstad kommun.

Jämställdhet – kommunal omsorg spelar en viktig roll

Jämställdhet är ett politiskt begrepp som brukar definieras som att kvinnor och män ska ha samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter inom livets alla områden. Det övergripande målet för jämställdhetspolitiken i Sverige är att kvinnor och män ska ha samma rätt att forma samhället och sitt eget liv. Här spelar kommunerna och deras arbete en viktig roll då de allra flesta av oss dagligen tar del av de välfärdstjänster som kommunerna erbjuder, såsom barnomsorg, skola, socialtjänst, äldreomsorg etc. Kommunerna har därför en stor påverkan på vilka förutsättningar och möjligheter vi har att leva jämställda liv och spelar därmed också en stor roll i huruvida det övergripande målet för jämställdhet, att kvinnor och män ska ha samma makt att forma samhället och sitt eget liv, uppnås.

Den jämställdhetspolitiska målsättningen på kommunal nivå bygger många gånger på den nationella målsättningen och det är ett begrepp som ofta återfinns i kommunala planer, målskrivningar och policydokument. Men för att utveckling ska kunna ske inom detta område så krävs det också att teorin omsätts i praktik och faktiskt leder till förändring och förbättring.

Utvecklad metod för jämställdhetsintegrering

Vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstad har tillsammans med Ensolution genomfört ett pilotprojekt med syfte att utveckla metoden för jämställdhetsintegrering. Eftersom kommunen genomfört KPB under flera år har de ett genomarbetat och kvalitetssäkrat underlag för hur ekonomiska resurser samt verksamhetens volymer fördelar sig mellan kvinnor och män. Den här typen av individrelaterad uppföljning möjliggör analyser både på en övergripande nivå, exempelvis för kommunens totala LSS-verksamhet, men även på en mer detaljerad insatsnivå.

I detta projekt fokuserade vi på ett par insatser inom LSS och kunde med hjälp av KPB bland annat svara på;

  • Hur kostnaden inom gruppbostad fördelar sig mellan kvinnor och män i olika åldersintervall
  • Hur länge kvinnor respektive män i snitt bor på en servicebostad
  • Hur personlig assistans-timmarna fördelas mellan kvinnor och män
  • Om Karlstads kommun skiljer sig från övriga KPB-kommuner

Läs Karlstads kommuns folder där de berättar hur de använt Kostnad Per Brukare som verktyg i jämställdhetsarbetet.

”Vi har med KPB-resultatet som utgångspunkt och med stödet från Ensolution gjort en vidare analys av resultatet för att undersöka om och hur verksamhetens arbetssätt och rutiner påverkar utfallet samt hur förvaltningen kan säkerställa att deras processer främjar jämställdhet. Tillsammans med Ensolution har vi arbetat fram mål och aktiviteter som gör att förvaltningen kan följa upp sitt fortsatta arbete mot en jämställd verksamhet.”
Jenny Söderberg Lundsholt.

 

Utveckling inom Barn och Unga med hjälp av faktabaserade underlag

Behov av genomlysning

I Härryda kommun har man under ett flertal år följt utvecklingen inom sektor socialtjänst med hjälp av Kostnad Per Brukare. Resultaten visade att kostnaderna inom barn och unga ökade, framför allt kostnaderna för externa placeringar.

”Vi såg att det fanns ett behov av att utveckla verksamheten och att vi behövde ett sammanhållet faktabaserat underlag för att kunna fatta beslut om vilka åtgärder vi skulle vidta”, säger Ewa Roslund som är verksamhetschef för barn och familj samt funktionsstöd inom sektor socialtjänst i Härryda kommun.

”Därför vände vi oss till Ensolution för att få en genomlysning av verksamheten för barn och unga.”

Genomlysningen innefattade en fördjupning av kostnadsanalysen kopplat till verksamheten, processen och arbetsflödena.

”Det handlade inte bara om siffrorna utan vi ville sätta ord på siffrorna och vad som ligger bakom”, säger Ewa Roslund.

Delaktighet och samsyn

Ett syfte med projektet var också att skapa delaktighet och samsyn i utvecklingsarbetet. Representanter för alla involverade roller i processen deltog i olika aktiviteter såsom intervjuer, processkartläggning och workshop.

”Vi ville skapa en gemensam bild som bas att arbeta vidare från och som visade våra förbättringsområden”, säger Ewa.

”Samarbetet med Ensolution fungerade mycket bra och de bidrog till att vi fick en bred bild och ett väl underbyggt underlag”.

För att få en tydlig riktning för utvecklingsarbetet sattes en målbild upp av projektets styrgrupp och vid en workshop med deltagande av chefer och medarbetare togs fram konkreta förslag på åtgärder som ska bidra till att målen nås. Resultatet blev ett förslag till handlingsplan.

”Till viss del handlar det om åtgärder som är ”basic” och som det bara är att åtgärda, t ex att förbättra rutiner, säkerställa kunskaper i verksamhetssystemet och liknande. Många av dessa åtgärder har vi nu bockat av”, säger Ewa Roslund. ”Nästa steg är att vi behöver arbeta fram en strategi för den interna öppenvården.”

För att kunna minska kostnaderna för externa placeringar krävs att vi kan möta fler barn och ungas behov genom öppenvården eller genom insatser i en kombination med öppenvård. Det behövs en analys av vilka behov/målgrupper som kan komma ifråga och på vilket sätt vi i så fall behöver förändra kompetens, arbetsmetoder och resurser i öppenvården för att kunna möta behoven. Även här behöver vi satsa på en bred delaktighet för att nå framgång, menar Ewa.

Kvalitetssäkrad process ger nyanlända Ekeröbor smidig integration och etablering

Att tidigt komma in i det samhälle man flyttat till kan vara avgörande för den enskilda individens framtida möjligheter. Att kunna vara med och bidra och försörja sig själv är en folkhälsofaktor som är viktig för individen själv, för barn som växer upp i nyanlända familjer och för samhället i stort. I Ekerö kommun tog man fasta på detta och ville förbättra möjligheterna för nyanlända Ekeröbor till en snabb och smidig integration och etablering. Det fanns ett behov av att tänka nytt, förbättra samarbetet både internt och externt och att kvalitetssäkra integrationsprocessen.

Ambitionen för arbetet är hög: Inom ett år från det att etableringsplanen startat ska individen vara redo att söka jobb på den ordinarie arbetsmarknaden eller att studera vidare efter att ha klarat av SFI motsvarande lägst nivå B. För att öka möjligheterna till detta ska kommunen erbjuda ett komplement till de etableringsaktiviteter som erbjuds av Arbetsförmedlingen. Bland annat rör det sig om att nyanlända ska kunna komma ut till arbetsplatser för språkträning och få fördjupad samhällsinformation. Alla berörda verksamheter är involverade i förbättringsarbetet och styrgruppen för integration leds av kommundirektören.

Kartläggning och kvalitetssäkring av processen skapade samsyn och gemensamma arbetssätt

”Det som var mest centralt för oss var att få ordning på processen, internt i kommunen, men också externt tillsammans med Arbetsförmedlingen.”, säger Anders Anagrius som är Integrationschef i Ekerö kommun. ”Det hade vi inte kunnat göra själva, vi behövde någon som kom in och ledde arbetet. Ensolution gav oss ett värdefullt stöd i det. Vi fick förståelse för varandras utgångspunkter och möjligheter. När väl processen var kartlagd och vi hade fått en gemensam bild blev riskhanteringen lätt. Nu har vi en enkel mall som vi använder i uppföljningen för att kvalitetssäkra processen.”

Nu finns förutsättningar för goda resultat

Anders Anagrius understryker att det är nu som det praktiska genomförandet tar vid – det dagliga arbetet med att ge stöd till nyanlända Ekeröbors integration och etablering.

”Tillsammans med Ensolution har vi skapat förutsättningar för ett gott resultat och en modell för hur vi ska arbeta. Det är nu som jobbet ska göras.”

Långsiktig prognos gav Kungsbacka möjlighet att förutse budgetskillnader

Kungsbacka ville se över framtida vårdbehovet

“Vård och omsorgsförvaltningen i Kungsbacka kommun hade behov av att se över det framtida vårdbehovet för att på så sätt skapa förutsättningar för en god vårdprocess och resursplanering. En förutsättning är då att det finns en långsiktig budget som alla intressenter är överens om, d.v.s. bra beslutsunderlag inför budgetarbetet”, menar Lillemor Berglund, förvaltningschef vård & omsorg Kungsbacka kommun.

I en tillväxtkommun såsom Kungsbacka, som genomfört omorganisationer i kombination med ökade behov hos invånarna och förändrade förutsättningar, har det varit svårt att resursplanera effektivt. Detta har varit extra svårt gällande särskilda boendena där det krävs att flera parter arbetar tillsammans på lång sikt.

För att möjliggöra en god ekonomisk situation krävdes en långsiktig planering som byggde på fakta och kloka analyser om framtida behov, för att möjliggöra kostnadsoptimering och ett effektivt flöde.

Projektgrupp och utförande

Ensolution agerade i projektet projektledare och hade ett helhetsansvar för genomförandet av projektet. Projektgruppen bestod av en tvärfunktionell grupp av personer med olika erfarenhet och roller såsom kommunens enhet för styrning och ledning, övergripande ekonomi och budgetfunktion, förvaltningschef och verksamhetschefer från vård och omsorg. Detta blev en lyckad konstellation där alla fick samma bild av nuläget och kunde tillsammans ta fram budgetunderlag, diskutera förutsättningar och tänkbara åtgärder.

●       Omvärldsanalys:

Skapa förståelse för vilka externa faktorer som kommer påverka det framtida resursbehovet Vad måste kommunen förhålla sig till och hur kommer det påverka behovet framöver?

●       Nulägesanalys:

Analysera kommunens aktuella situation för att förstå det framtida resursbehovet Hur ser det ut inom kommunen gällande mål, strategier, insatser och behov?

●       Analys av påverkansfaktorer:

Vilka olika (interna/externa) faktorer påverkar det framtida behovet och på vilket sätt?

●       Prognos/Scenario:

Utifrån detta görs en prognos av framtida resursbehov och kostnader.

●       Förslag till åtgärder:

Ta fram översiktliga förslag till åtgärder för att kunna möta det framtida resursbehovet. Vad behöver förändras för att möta framtidens behov? Vilka åtgärder behöver göras och när?

I det första steget genomfördes en nulägesanalys och flerårsanalys av utvecklingen av behov och insatser samt en första prognos utifrån befolkningsprognos och nuvarande konsumtionsmönster som kan användas som utgångspunkt i det fortsatta arbetet. Prognoserna omfattade behovsberäkning inom; hemtjänst, särskilt boende, korttidsvård, övriga insatser inom ordinärt boende och hälso- och sjukvård. Utifrån denna prognos genomfördes en analysdag för att identifiera faktorer som är viktiga att beakta i det långsiktiga arbetet framöver. Utifrån nuläget togs ett par alternativa scenarion fram utifrån befolkningsutvecklingen och antaganden om framtida konsumtionsmönster.

Mycket tid lades ner på att ta fram bra faktaunderlag för planen såsom

●       Relevant befolkningsprognos i ettårs klasser och hur dessa utvecklas

●       Underlag om konsumtion per åldersgrupper och per insatser utifrån Kostnad per brukare

●       Definition av vilka målgrupper planen riktar sig till (t.ex. äldre äldre)

●       Beskrivning om hur förändrad praxis eller lagstiftning påverkar konsumtionen

●       Kommande politiska beslut som påverkar konsumtion och insatser (t.ex. LoV)

●       Produktivitet (t.ex. beläggning inom ett särskilt boende)

Samtliga ovanstående kriterier behövdes för ett bra faktaunderlag för, både i form av objektiv data såsom befolkningens sammansättning men också subjektiva bedömningar om hur t.ex. förändringar i politiska beslut kan förväntas förändra framtida utfall togs in i underlaget.

Resultat

Vid rapporteringen av projektet gjordes en överlämning av dokumentation från projektet med en prognos fram t.o.m. 2030 med behov av resurser/budget. I utfallet kunde förvaltningen påvisa skillnader mellan den övergripande föreslagna kommunala budget per förvaltning och projektets uppräknade budget. Detta ledde i sin tur till en diskussion om hur medlen skulle fördelas inom kommunen och vilka faktiska behov som fanns. Ett antal åtgärder bestämdes för att möjliggöra både en adekvat fördelning samt för att förbättra produktiviteten och konsumtionen i förvaltningen för att även minska behoven av insatser och därmed behoven av ekonomiska medel.

“Den långsiktiga prognosen som togs fram med hjälp av Ensolution gav oss som kommunledning, politiker och medarbetare, en gemensam bild av den framtida utvecklingen, vad den innebär, samt hur vi ska arbeta för att klara av framtidens utmaningar”, berättar Lillemor Berglund.

 

Ledningssystemet gör det lätt att göra rätt i Hammarö kommun

Nu införs systemet i hela kommunen

”Ingången var att vi ville leva upp till SOSFS:en, men nu arbetar vi med kvalitetsutveckling”

Hammarö var en av de första kommunerna som köpte in och införde Ensolutions kvalitetsledningssystem i sin organisation och det har nu gått fyra år sedan starten.

”Vi hade redan ett gott samarbete med Ensolution, eftersom vi också var en av de första kommunerna som gjorde Kostnad Per Brukare. När vi såg demon av kvalitetsledningssystemet så föll vi pladask”, säger Mia Hernell Blomqvist, som är verksamhetsutvecklare på Socialförvaltningen i Hammarö kommun.

”Vårt ledningssystem finns på intranätet och fungerar som ett levande bibliotek med processer, länkar till dokument och lokala rutiner med mera samlat. Det är lätt för chefer och medarbetare att nå. Vårt ledord under hela arbetets gång har varit att ‘Det ska vara lätt att göra rätt’!”

Kvalitetsledningssystemet är integrerat i verksamheten

Systemet används både till att visa och tydliggöra hur verksamhetens processer är tänkta att fungera och till att utveckla dem. ”Att rita upp processen och analysera hur problemet kan lösas har blivit ett naturligt arbetssätt när man stöter på problem i verksamheten”, säger Mia. Ledningssystemet används också vid introduktion av nya medarbetare.

”Kollegor i andra kommuner frågar ibland hur mycket tid jag lägger på att arbeta med systemet, men jag brukar svara att jag hade ju ansvar för allt det här även innan. Ledningssystemet hjälper mig att ha allt på ett ställe.”

Nu går Hammarö vidare med kommunövergripande processer

Socialförvaltningens införande av Kvalitetsledningssystemet och Mia Hernell Blomqvists arbete har uppmärksammats nationellt, bland annat av Kvalitetsmagasinet, och Mia har tagit emot många studiebesök från andra kommuner som har behov av en bra lösning för att få ett samlat kvalitetsledningssystem. Inte minst har övriga verksamheter inom kommunen blivit nyfikna och sett fördelarna med kvalitetsledningssystemet. Detta har lett till att man under våren 2017 nu går vidare med att införa systemet för processer i Hammarö kommuns alla verksamheter!

Välfärdssektorn i Ulricehamn har fått en ekonomi i balans

”Med ödmjukhet och stort engagemang har konsulter från Ensolution under flera år stärkt chefers förmåga att utveckla styrning och ledning. De har hjälpt oss att tolka våra kostnader och leda utvecklingen dit vi själva vill.”

Carita Brovall, Socialchef Ulricehamns kommun

Samarbetet med Ensolution inleddes 2008, då Ulricehamn valde att göra Kostnad Per Brukare (KPB). Projektet medförde en insikt om att det fanns brister i statistiken i verksamhetssystemet.

”Syftet och målet som från början handlade om att använda Kostnad Per Brukare (KPB) som en metod för kvalitetsarbete, har med åren mer kommit att handla om att utveckla vår förmåga till styrning och ledning, samt ökat vår medvetenhet om konsumtion och produktion inom vård- och omsorg”, menar socialchef Carita Brovall, och fortsätter:

”Vår förbättringsresa kan delas in i tre faser. Fas 1 avsåg ’städningsarbete’ i vårt verksamhetssystem för att vi skulle känna igen oss i resultaten från KPB. Efter det stod vi inför städningsfas 2 då vi fick stöd att se över kodsträngar och hur vi sorterade i vårt ekonomisystem. Detta för att säkerställa vår data bl.a. mot KPB men även mot RS (Räkenskapssammandraget). När detta var gjort kunde vi ’känna igen oss och lita på resultatet från KPB’. Då ställdes vi inför nästa fas; att använda resultatet i ett medvetet och strategiskt förbättringsarbete.

Jag upplevde att vi tidigare år relativt passivt tog emot ett resultat, konstaterade vad vi hade för resultat samt fick stöd från Ensolution att ta fram möjliga utvecklingsområden. Därifrån var det svårare att få det att genomföras i praktiken. Vårt förbättringsarbete tog fart på allvar utifrån fleråriga problem med underskott i hela sektorn, som vi hade svårigheter att komma tillrätta med.”

Ensolution har fungerat som stöd när det gäller utvecklingen av ekonomiprocesserna (ex. budgetprocessen). För att förbättra möjligheterna till styrning och uppföljning har Ensolution även varit ett stöd för ledningsgruppen i framtagandet av en ny styrmodell som utgår från principerna för en beställar-/utförarorganisation. Under samarbetet har Ensolution fungerat som ett generellt bollplank i frågor kring styrning och ledning för socialchefen, Carita Brovall.

”Ensolutions gedigna kunskap både avseende kommunal ekonomi och en synnerligen stor förmåga i verksamhetsspecifik kunskap, bidrog till att både jag och chefer i min organisation fick ett stort förtroende. Med ödmjukhet och stort engagemang har konsulter från Ensolution under flera år stärkt min (och övriga chefers) förmåga att utveckla styrning och ledning med hjälp av att tolka våra kostnader och vilken utveckling vi själva vill se. Jag har personligen upplevt ett fantastiskt väl fungerande samarbete. Mycket seriösa konsulter och med ett stort ansvarstagande för att vi som kunder skulle bli både nöjda och lyckas i våra uppdrag.”

Ledningen på sektor välfärd upplever att arbetet som de gjort tillsammans med Ensolution har lett till tydlighet kring vad som är en konsumtions- resp. en produktivitetsproblematik. Man upplever också att det finns en bättre kontroll över ekonomin – när man behöver göra åtgärder så gör man det inom rätt områden. Det har också lett till att ledningen har en bättre samsyn och har lättare att se verksamheten ur ett helhetsperspektiv.

”Vi som chefer gör nu medvetna val när budget sätts, och vi har blivit mer skickliga på att analysera vårt resultat, planera och genomföra åtgärder. Det har bidragit till en känsla av att vi vet vad vi håller på med. Vi har idag bra faktaunderlag inför budgetprocessen i kommunen samt i mötet med våra beslutsfattare. Det är professionellt.”

Hällefors kommun vände negativ spiral inom socialtjänsten

”Förbättringsarbete är en pågående process som hela tiden måste underhållas. Det gäller att våga satsa för att vinna genom att ha tydliga mål och att arbeta tillsammans för att nå målen.”

– Socialchef Ingrid Holmgren

Ansträngd situation inom äldre- och funktionsnedsättningsomsorgen

2014 var läget inom socialtjänsten i Hällefors mycket pressat. Flera chefer fick byta ansvar och verksamhetsområden och viktiga kvalitetsinsatser drogs in. Siffrorna pekade på att organisationen saknade tydliga strukturer, och i början av oktober visade prognosen på kraftigt underskott. Hela verksamheten var mycket ansträngd vilket påverkade såväl medarbetarnas arbetssituation som brukarnas upplevda nöjdhet och därmed kvalitén. Kontrollmyndigheter såsom IVO, arbetsmiljöverket och livsmedelsinspektionen var på besök och konstaterade att det fanns ett flertal brister inom de olika verksamheterna.

Djupanalys av kostnader och bakomliggande faktorer skapade grund för åtgärder

När situationen var som mest turbulent tillträdde Ingrid Holmgren som ny socialchef för Hällefors kommun. Till en början var hennes främsta mål att skaffa sig kontroll och ge verksamheten en tydlig riktning. Både kostnaderna och konsumtionen av insatser hade ökat okontrollerat och ökningen kunde inte riktigt förklaras. Genom det efterföljande arbetet med Kostnad Per Brukare (KPB) fick Hällefors en tydlig bild av hur de faktiskt hade nyttjat sina resurser och vilka områden som måste prioriteras framåt. Man använde också resultatet från KPB för att genomföra en djupare analys av varför kostnaderna uppstått och de bakomliggande faktorerna. Utifrån denna analys genomfördes sedan en rad olika åtgärder för att skapa kontroll, minska kostnaderna och höja kvaliteten. Samtidigt infördes Ensolutions ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för att ytterligare ge struktur och kontroll till organisationen och för att möjliggöra ett strukturerat arbete med kvalitet kopplat till kostnaderna.

I samband med detta arbete formulerades nya mål för verksamheten tillsammans med politiken för att skapa samsyn och möjliggöra bra prioriteringar. Det övergripande målet var att kommuninvånare skulle uppleva en hög grad av nöjdhet avseende verksamhetens insatser. Vidare skulle antal dagar från beslut till verkställighet minskas, bemötandet mot kund skulle förbättras och medarbetarna skulle trivas och känna arbetsglädje.

Resultat

Förändringsarbetet genomsyrade hela organisationen och dess avnämare. Det var viktigt för kommunen att våga satsa ordentligt i detta arbete för att skapa en kultur med tydliga mål och strukturer. Detta ledde också till att ledningssystemet implementerades. Under 2016 genomfördes KPB och resultatet visade på kraftigt minskade kostnader samtidigt som kvaliteten enligt SKLs årliga undersökning hade ökat. Genom KPB var det alltså möjligt att mäta, utvärdera och hantera såväl kostnader som kvalitet.

Organisationen har nu en sammansvetsad ledning med tydligt fokus som arbetar hårt för att hela tiden förbättra verksamhetens ekonomiska resultat och samtidigt höja kvaliteten.

På bilden: Ingrid Holmgren, Socialchef och Ann-Louise Eriksson, Medicinskt ansvarig sjuksköterska

Kartläggning av nyckelprocesser skapade samsyn och överblick i Älvkarleby

Identifiering, utformning och prioritering av förbättringsåtgärder för flyktingverksamheten

Ensolution har under våren 2016 genomfört ett antal projekt i Älvkarleby inom ramen för flyktingerbjudandet. Det stora flyktingmottagandet under hösten och vintern 2015-2016 innebar en hög arbetsbelastning för kommunen, och en hel del brandsläckning. Till följd av detta uppstod behovet av att genomlysa och kvalitetssäkra processerna kring mottagandet. Det blev också särskilt viktigt att kunna prognostisera och planera kostnader, intäkter och insatser. Genom att kartlägga nyckelprocesser och att arbeta med prognoser fick Älvkarleby ett bra underlag för att kunna planera och arbeta för ett positivt mottagande med ökad kontroll avseende både ekonomi och verksamhet.

Förbättringsåtgärder
Ensolution har tillsammans med Älvkarleby ritat processer kring mottagande och återsökning. Genom denna kartläggning har kommunen fått samsyn och överblick vad gäller processernas utformning och förknippade roller, aktiviteter, rutiner och samverkansytor. Detta utgör ett bra underlag vid identifiering, utformning och prioritering av möjliga förbättringsåtgärder. Älvkarleby har också inkorporerat den återsökningsmall för ensamkommande barn som Ensolution utvecklat. Den är ett viktigt stöd för att få överblick och kontroll avseende de återsökningar och ersättningar som kommunen har rätt till.

Projektet Kostnad per brukare (KPB), som genomförts under ett flertal år i kommunen, möjliggör en kostnadsfokuserad uppföljning av individer och insatser. Denna uppföljning visar vilka insatser som är aktuella inom flyktingmottagandet samt vilka kostnader (och intäkter) dessa genererar. Den kvalitetssäkrade individdata som kommer fram ur projektet lämpar sig även mycket väl som underlag till prognoser av kostnader, intäkter och insatser.

Prognoser
Ekonomichefen Veikko Niemi i Älvkarley såg att det fanns ett behov av att beräkna och prognostisera kostnaderna på en övergripande nivå  –dels för att möjliggöra en god resursplanering kring flyktingmottagandet men också för att kunna budgetera kostnader och intäkter. Genom KPB fick vi en klar bild av befintliga kostnader, intäkter och insatser. Med det som utgångspunkt har Ensolution kompletterat med olika prognoser och relevanta lokalt förankrade antaganden för att analysera vilka faktorer som kommer att ha en påverkan på kommunens flyktingverksamhet framåt. Slutligen har tre olika prognoser – på olika nivåer – arbetats fram, vilka visar hur utvecklingen kan komma att se ut framåt.

Unika anpassningar av kvalitetsledningssystemet för Örebro kommun

Unik modell för Örebro kommun – Linjära processer med ”Extra allt”

Ensolution såg till att vi fick effektiva och kvalitetssäkrade verksamheter.
Kvalitetsledningssystemet som implementerades i Örebro kommun innehåller en hel del specialanpassningar. Lösningen ser inte ut som i vanliga Kvalitetsledningssystem då det fanns krav på att processen skulle vara linjär och innehålla ”Extra allt” – klickbara ikoner som tar användaren vidare i systemet; till dokument, resultat, samverkan, IT-systemstöd och systematiskt förbättringsarbete (riskanalys, egenkontroll och utredning av avvikelser).Upphandlingen ställde krav på en stor utbildningsinsats och Ensolution fick specialanpassa utbildningen efter utvecklad funktionalitet i systemet.

Ensolution AB – en kompetent leverantör
”Projektledning, utbildare, support och ledning från Ensolution har alltid agerat tillmötesgående och trevligt. De har arbetat välorganiserat, delat info och kunskap, samt mött upp med resurser. Vi är mycket nöjda med IT-lösningarna, det införandeprojekt som genomförts tillsammans med Ensolution. Projektet har goda förhoppningar om fortsatt utveckling, gott samarbete och gemensam utveckling med Ensolution”, säger projektledare Eva C Källman som uppskattar möjligheterna i Ledningssystemet.

Ledningssystem med flexibilitet och möjligheter

·         Möjlighet till breddinförande för hela Örebro kommun.
·         Möjligt att fortsätta integrera med kommunens övriga system.
·         Ger samtliga medarbetare tillgång till och möjlighet att interagera genom webgränssnitt och mailkoppling.
·         Funktionalitet – lätt att ta sig mellan processer och resultat.
·         Processer med extra allt – möjligheten att ”tagga” information som är klickbar från de visualiserade processkartorna, samt till detta en valbar list som möjliggör olika visualiseringar av ”taggad” information med kopplingar till processkartan. Verksamheternas nya IT-systemstöd för kvalitetsledningssystem ger mycket goda möjligheter att fortsätta utveckling inom processorganisation med koppling till målstyrning och till linje- och resursorganisation.

Processer med “Extra allt”

Projektets och Ensolutions gemensamma innovation gällande processer med ”Extra allt” ger utökade möjligheter till systematisk och standardiserad verksamhets- och kvalitetsuppföljning samt skapar hög användbarhet för medarbetare och chefer.Införandet och utvecklingen gav förutsättningar att koppla den interna kontrollen av verksamhetens processer inom organiseringen av processledningsroller – med hänsyn till kommunens särskilda måldokument och temarapporter gällande jämställdhet, klimat, HBTQ och liknande.

”Det är inget litet projekt som nu går mot sitt slut. Vi har genomfört en innovationsupphandling – en av de första i sitt slag i Örebro kommun, med en mycket omfattande kravställan gällande funktionella krav, vilket skapat nyfikenhet från andra presumtiva upphandlare.”