Ensolution har under många år stöttat kommuners ekonomiarbete. Kommunerna har med förtroende vänt sig till oss då de vet att vi har goda kunskaper och erfarenheter inom området. Utöver att stötta upp vid vakanta ekonomifunktioner och upprätthålla befintliga processer har Ensolutions konsulter kunnat utveckla och förbättra ekonomiprocesserna. Ensolution har  bidragit med verktyg och kunskap för att kunna bedriva processerna mer effektivt än tidigare, vilket tillfört ett mervärde till kommunerna.

Varje projekt blir unikt och skräddarsytt efter kommunens aktuella behov och utgångsläge. Ensolution har en djup kunskap inom kommunal ekonomi, samt samspelet mellan ekonomi och verksamhet. Det gör det enkelt för oss att hjälpa till med allt från redovisning till controlling, och därigenom skapa bästa möjliga förutsättningar för att ha god kvalitet i verksamheten, samtidigt som det inte används mer resurser än nödvändigt.

Exempel: Nora kommun

Socialchefen i Nora kommun var intresserad av att stärka den ekonomiska styrningen genom att ge budgetansvariga chefer verktyg och coachning för att bättre kunna förstå och följa upp verksamhetens resultat. För att få en korrekt bild av aktuella utvecklingsområden inledde Ensolutions konsulter med en nulägesanalys i form av intervjuer med chefer och nyckelpersoner. Utifrån denna analys utformades en handlingsplan med åtgärder såsom utbildningsinsatser, framtagande av verktyg, relevanta nyckeltal och en struktur för uppföljningsarbetet, vilken kompletterades med löpande coachning och praktiskt stöd till cheferna under knappt ett år.

Projektet har gett ett antal konkreta resultat. Noras chefer har fått en bättre inblick i, samt förståelse för, kommunens ekonomi. De har nu bättre förutsättningar att prognosticera och styra verksamheten baserat på ändamålsenliga och korrekta ekonomiska faktaunderlag. Detta har i sin tur lett till ökad ekonomisk effektivitet och bättre förutsättningar för hög kvalitet i verksamheten.

Citat Fredrik Bergström, socialchef, Nora kommun (okt 2019):

”Att samarbeta med Ensolution och få stöd till att arbeta mer systematiskt med våra uppföljningsprocesser har gjort ekonomin ‘talbar’ i Nora. Det övergripande syftet med stödet har varit att skapa bättre förutsättningar för verksamheten och chefer att över tid kunna följa och förutse de ekonomiska utfallen. Det har lett till att vi blivit mycket mer prognossäkra, har bättre koll på våra kostnader och våra intäkter och vad som skapar dessa. Kort och gott, ekonomin har blivit talbar.”

Läs om Nora-projektets upplägg

Har ni behov av metodstöd och/eller saknar ekonomikompetens?

Behöver ni hjälp med avlastning eller utveckling inom en eller flera ekonomiprocesser?

Hör av er och berätta om era specifika behov!

Kontakta Frida Wennermark, 0730-56 31 09

Vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstad har under flera år genomfört Kostnad Per Brukare (KPB) tillsammans med Ensolution. Under hösten 2017 genomfördes för första gången ett gemensamt projekt i syfte att utveckla metoden för jämställdhetsintegrering. Genom KPB-materialet har kommunen redan svar på hur både ekonomiska resurser samt biståndsbeslut fördelar sig mellan kvinnor och män, projektet har sedan försökt att svara på frågan om det finns påverkbara orsaker i förvaltningens arbetssätt och flöden som påverkar denna fördelning.

”Genom KPB-materialet har vi fått en klar bild över hur resurserna fördelar sig mellan könen”, säger  Jenny Söderberg Lundsholt, utredare på vård och omsorgsförvaltningen i Karlstad kommun.

Jämställdhet – kommunal omsorg spelar en viktig roll

Jämställdhet är ett politiskt begrepp som brukar definieras som att kvinnor och män ska ha samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter inom livets alla områden. Det övergripande målet för jämställdhetspolitiken i Sverige är att kvinnor och män ska ha samma rätt att forma samhället och sitt eget liv. Här spelar kommunerna och deras arbete en viktig roll då de allra flesta av oss dagligen tar del av de välfärdstjänster som kommunerna erbjuder, såsom barnomsorg, skola, socialtjänst, äldreomsorg etc. Kommunerna har därför en stor påverkan på vilka förutsättningar och möjligheter vi har att leva jämställda liv och spelar därmed också en stor roll i huruvida det övergripande målet för jämställdhet, att kvinnor och män ska ha samma makt att forma samhället och sitt eget liv, uppnås.

Den jämställdhetspolitiska målsättningen på kommunal nivå bygger många gånger på den nationella målsättningen och det är ett begrepp som ofta återfinns i kommunala planer, målskrivningar och policydokument. Men för att utveckling ska kunna ske inom detta område så krävs det också att teorin omsätts i praktik och faktiskt leder till förändring och förbättring.

Utvecklad metod för jämställdhetsintegrering

Vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstad har tillsammans med Ensolution genomfört ett pilotprojekt med syfte att utveckla metoden för jämställdhetsintegrering. Eftersom kommunen genomfört KPB under flera år har de ett genomarbetat och kvalitetssäkrat underlag för hur ekonomiska resurser samt verksamhetens volymer fördelar sig mellan kvinnor och män. Den här typen av individrelaterad uppföljning möjliggör analyser både på en övergripande nivå, exempelvis för kommunens totala LSS-verksamhet, men även på en mer detaljerad insatsnivå.

I detta projekt fokuserade vi på ett par insatser inom LSS och kunde med hjälp av KPB bland annat svara på;

• Hur kostnaden inom gruppbostad fördelar sig mellan kvinnor och män i olika åldersintervall
• Hur länge kvinnor respektive män i snitt bor på en servicebostad
• Hur personlig assistans-timmarna fördelas mellan kvinnor och män
• Om Karlstads kommun skiljer sig från övriga KPB-kommuner

Läs Karlstads kommuns folder där de berättar hur de använt Kostnad Per Brukare som verktyg i jämställdhetsarbetet.

”Vi har med KPB-resultatet som utgångspunkt och med stödet från Ensolution gjort en vidare analys av resultatet för att undersöka om och hur verksamhetens arbetssätt och rutiner påverkar utfallet samt hur förvaltningen kan säkerställa att deras processer främjar jämställdhet. Tillsammans med Ensolution har vi arbetat fram mål och aktiviteter som gör att förvaltningen kan följa upp sitt fortsatta arbete mot en jämställd verksamhet.”
Jenny Söderberg Lundsholt.

Att tidigt komma in i det samhälle man flyttat till kan vara avgörande för den enskilda individens framtida möjligheter. Att kunna vara med och bidra och försörja sig själv är en folkhälsofaktor som är viktig för individen själv, för barn som växer upp i nyanlända familjer och för samhället i stort. I Ekerö kommun tog man fasta på detta och ville förbättra möjligheterna för nyanlända Ekeröbor till en snabb och smidig integration och etablering. Det fanns ett behov av att tänka nytt, förbättra samarbetet både internt och externt och att kvalitetssäkra integrationsprocessen.

Ambitionen för arbetet är hög: Inom ett år från det att etableringsplanen startat ska individen vara redo att söka jobb på den ordinarie arbetsmarknaden eller att studera vidare efter att ha klarat av SFI motsvarande lägst nivå B. För att öka möjligheterna till detta ska kommunen erbjuda ett komplement till de etableringsaktiviteter som erbjuds av Arbetsförmedlingen. Bland annat rör det sig om att nyanlända ska kunna komma ut till arbetsplatser för språkträning och få fördjupad samhällsinformation. Alla berörda verksamheter är involverade i förbättringsarbetet och styrgruppen för integration leds av kommundirektören.

Kartläggning och kvalitetssäkring av processen skapade samsyn och gemensamma arbetssätt

”Det som var mest centralt för oss var att få ordning på processen, internt i kommunen, men också externt tillsammans med Arbetsförmedlingen.”, säger Anders Anagrius som är Integrationschef i Ekerö kommun. ”Det hade vi inte kunnat göra själva, vi behövde någon som kom in och ledde arbetet. Ensolution gav oss ett värdefullt stöd i det. Vi fick förståelse för varandras utgångspunkter och möjligheter. När väl processen var kartlagd och vi hade fått en gemensam bild blev riskhanteringen lätt. Nu har vi en enkel mall som vi använder i uppföljningen för att kvalitetssäkra processen.”

Nu finns förutsättningar för goda resultat

Anders Anagrius understryker att det är nu som det praktiska genomförandet tar vid – det dagliga arbetet med att ge stöd till nyanlända Ekeröbors integration och etablering.

”Tillsammans med Ensolution har vi skapat förutsättningar för ett gott resultat och en modell för hur vi ska arbeta. Det är nu som jobbet ska göras.”

Nu införs systemet i hela kommunen

”Ingången var att vi ville leva upp till SOSFS:en, men nu arbetar vi med kvalitetsutveckling”

Hammarö var en av de första kommunerna som köpte in och införde Ensolutions kvalitetsledningssystem i sin organisation och det har nu gått fyra år sedan starten.

”Vi hade redan ett gott samarbete med Ensolution, eftersom vi också var en av de första kommunerna som gjorde Kostnad Per Brukare. När vi såg demon av kvalitetsledningssystemet så föll vi pladask”, säger Mia Hernell Blomqvist, som är verksamhetsutvecklare på Socialförvaltningen i Hammarö kommun.

”Vårt ledningssystem finns på intranätet och fungerar som ett levande bibliotek med processer, länkar till dokument och lokala rutiner med mera samlat. Det är lätt för chefer och medarbetare att nå. Vårt ledord under hela arbetets gång har varit att ‘Det ska vara lätt att göra rätt’!”

Kvalitetsledningssystemet är integrerat i verksamheten

Systemet används både till att visa och tydliggöra hur verksamhetens processer är tänkta att fungera och till att utveckla dem. ”Att rita upp processen och analysera hur problemet kan lösas har blivit ett naturligt arbetssätt när man stöter på problem i verksamheten”, säger Mia. Ledningssystemet används också vid introduktion av nya medarbetare.

”Kollegor i andra kommuner frågar ibland hur mycket tid jag lägger på att arbeta med systemet, men jag brukar svara att jag hade ju ansvar för allt det här även innan. Ledningssystemet hjälper mig att ha allt på ett ställe.”

Nu går Hammarö vidare med kommunövergripande processer

Socialförvaltningens införande av Kvalitetsledningssystemet och Mia Hernell Blomqvists arbete har uppmärksammats nationellt, bland annat av Kvalitetsmagasinet, och Mia har tagit emot många studiebesök från andra kommuner som har behov av en bra lösning för att få ett samlat kvalitetsledningssystem. Inte minst har övriga verksamheter inom kommunen blivit nyfikna och sett fördelarna med kvalitetsledningssystemet. Detta har lett till att man under våren 2017 nu går vidare med att införa systemet för processer i Hammarö kommuns alla verksamheter!

”Förbättringsarbete är en pågående process som hela tiden måste underhållas. Det gäller att våga satsa för att vinna genom att ha tydliga mål och att arbeta tillsammans för att nå målen.”

– Socialchef Ingrid Holmgren

Ansträngd situation inom äldre- och funktionsnedsättningsomsorgen

2014 var läget inom socialtjänsten i Hällefors mycket pressat. Flera chefer fick byta ansvar och verksamhetsområden och viktiga kvalitetsinsatser drogs in. Siffrorna pekade på att organisationen saknade tydliga strukturer, och i början av oktober visade prognosen på kraftigt underskott. Hela verksamheten var mycket ansträngd vilket påverkade såväl medarbetarnas arbetssituation som brukarnas upplevda nöjdhet och därmed kvalitén. Kontrollmyndigheter såsom IVO, arbetsmiljöverket och livsmedelsinspektionen var på besök och konstaterade att det fanns ett flertal brister inom de olika verksamheterna.

Djupanalys av kostnader och bakomliggande faktorer skapade grund för åtgärder

När situationen var som mest turbulent tillträdde Ingrid Holmgren som ny socialchef för Hällefors kommun. Till en början var hennes främsta mål att skaffa sig kontroll och ge verksamheten en tydlig riktning. Både kostnaderna och konsumtionen av insatser hade ökat okontrollerat och ökningen kunde inte riktigt förklaras. Genom det efterföljande arbetet med Kostnad Per Brukare (KPB) fick Hällefors en tydlig bild av hur de faktiskt hade nyttjat sina resurser och vilka områden som måste prioriteras framåt. Man använde också resultatet från KPB för att genomföra en djupare analys av varför kostnaderna uppstått och de bakomliggande faktorerna. Utifrån denna analys genomfördes sedan en rad olika åtgärder för att skapa kontroll, minska kostnaderna och höja kvaliteten. Samtidigt infördes Ensolutions ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för att ytterligare ge struktur och kontroll till organisationen och för att möjliggöra ett strukturerat arbete med kvalitet kopplat till kostnaderna.

I samband med detta arbete formulerades nya mål för verksamheten tillsammans med politiken för att skapa samsyn och möjliggöra bra prioriteringar. Det övergripande målet var att kommuninvånare skulle uppleva en hög grad av nöjdhet avseende verksamhetens insatser. Vidare skulle antal dagar från beslut till verkställighet minskas, bemötandet mot kund skulle förbättras och medarbetarna skulle trivas och känna arbetsglädje.

Resultat

Förändringsarbetet genomsyrade hela organisationen och dess avnämare. Det var viktigt för kommunen att våga satsa ordentligt i detta arbete för att skapa en kultur med tydliga mål och strukturer. Detta ledde också till att ledningssystemet implementerades. Under 2016 genomfördes KPB och resultatet visade på kraftigt minskade kostnader samtidigt som kvaliteten enligt SKLs årliga undersökning hade ökat. Genom KPB var det alltså möjligt att mäta, utvärdera och hantera såväl kostnader som kvalitet.

Organisationen har nu en sammansvetsad ledning med tydligt fokus som arbetar hårt för att hela tiden förbättra verksamhetens ekonomiska resultat och samtidigt höja kvaliteten.

På bilden: Ingrid Holmgren, Socialchef och Ann-Louise Eriksson, Medicinskt ansvarig sjuksköterska