inlagg_alvkarleby_1

Kartläggning av nyckelprocesser skapade samsyn och överblick i Älvkarleby

Identifiering, utformning och prioritering av förbättringsåtgärder för flyktingverksamheten

Ensolution har under våren 2016 genomfört ett antal projekt i Älvkarleby inom ramen för flyktingerbjudandet. Det stora flyktingmottagandet under hösten och vintern 2015-2016 innebar en hög arbetsbelastning för kommunen, och en hel del brandsläckning. Till följd av detta uppstod behovet av att genomlysa och kvalitetssäkra processerna kring mottagandet. Det blev också särskilt viktigt att kunna prognostisera och planera kostnader, intäkter och insatser. Genom att kartlägga nyckelprocesser och att arbeta med prognoser fick Älvkarleby ett bra underlag för att kunna planera och arbeta för ett positivt mottagande med ökad kontroll avseende både ekonomi och verksamhet.

Förbättringsåtgärder
Ensolution har tillsammans med Älvkarleby ritat processer kring mottagande och återsökning. Genom denna kartläggning har kommunen fått samsyn och överblick vad gäller processernas utformning och förknippade roller, aktiviteter, rutiner och samverkansytor. Detta utgör ett bra underlag vid identifiering, utformning och prioritering av möjliga förbättringsåtgärder. Älvkarleby har också inkorporerat den återsökningsmall för ensamkommande barn som Ensolution utvecklat. Den är ett viktigt stöd för att få överblick och kontroll avseende de återsökningar och ersättningar som kommunen har rätt till.

Projektet Kostnad per brukare (KPB), som genomförts under ett flertal år i kommunen, möjliggör en kostnadsfokuserad uppföljning av individer och insatser. Denna uppföljning visar vilka insatser som är aktuella inom flyktingmottagandet samt vilka kostnader (och intäkter) dessa genererar. Den kvalitetssäkrade individdata som kommer fram ur projektet lämpar sig även mycket väl som underlag till prognoser av kostnader, intäkter och insatser.

Prognoser
Ekonomichefen Veikko Niemi i Älvkarley såg att det fanns ett behov av att beräkna och prognostisera kostnaderna på en övergripande nivå  –dels för att möjliggöra en god resursplanering kring flyktingmottagandet men också för att kunna budgetera kostnader och intäkter. Genom KPB fick vi en klar bild av befintliga kostnader, intäkter och insatser. Med det som utgångspunkt har Ensolution kompletterat med olika prognoser och relevanta lokalt förankrade antaganden för att analysera vilka faktorer som kommer att ha en påverkan på kommunens flyktingverksamhet framåt. Slutligen har tre olika prognoser – på olika nivåer – arbetats fram, vilka visar hur utvecklingen kan komma att se ut framåt.