Långsiktig prognos ger Kungsbacka möjlighet att förutse budgetskillnader

Kungsbacka vill se över framtida vårdbehovet

Vård och omsorgsförvaltningen i Kungsbacka kommun hade behov av att se över det framtida vårdbehovet för att på så sätt skapa förutsättningar för en god vårdprocess och resursplanering. En förutsättning är då att det finns en långsiktig budget som alla intressenter är överens om, d.v.s. bra beslutsunderlag inför budgetarbetet. I en tillväxtkommun såsom Kungsbacka, som genomfört omorganiseringar i kombination med ökade behov hos invånarna och förändrade förutsättningar, har det varit svårt att resursplanera effektivt. Detta har varit extra svårt gällande särskilda boendena där det krävs att flera parter arbetar tillsammans på lång sikt.

För att möjliggöra en god ekonomisk situation krävs en långsiktig planering som bygger på fakta och kloka analyser om framtida behov för att möjliggöra kostnadsoptimering och ett effektivt flöde.

Projektgrupp och utförande

Ensolution agerade i projektet projektledare och hade ett helhetsansvar för genomförandet av projektet. Projektgruppen bestod av en tvärfunktionell grupp av personer med olika erfarenhet och roller såsom kommunens enhet för styrning och ledning, övergripande ekonomi och budgetfunktion, förvaltningschef och verksamhetschefer från vård och omsorg. Detta blev en lyckad konstellation där alla fick samma bild av nuläget och kunde tillsammans ta fram budgetunderlag, diskutera förutsättningar och tänkbara åtgärder.

●       Omvärldsanalys:

Skapa förståelse för vilka externa faktorer som kommer påverka det framtida resursbehovet Vad måste kommunen förhålla sig till och hur kommer det påverka behovet framöver?

●       Nulägesanalys:

Analysera kommunens aktuella situation för att förstå det framtida resursbehovet Hur ser det ut inom kommunen gällande mål, strategier, insatser och behov?

●       Analys av påverkansfaktorer:

Vilka olika (interna/externa) faktorer påverkar det framtida behovet och på vilket sätt?

●       Prognos/Scenario:

Utifrån detta görs en prognos av framtida resursbehov och kostnader.

●       Förslag till åtgärder:

Ta fram översiktliga förslag till åtgärder för att kunna möta det framtida resursbehovet. Vad behöver förändras för att möta framtidens behov? Vilka åtgärder behöver göras och när?

I det första steget genomfördes en nulägesanalys och flerårsanalys av utvecklingen av behov och insatser samt en första prognos utifrån befolkningsprognos och nuvarande konsumtionsmönster som kan användas som utgångspunkt i det fortsatta arbetet. Prognoserna omfattade behovsberäkning inom; hemtjänst, särskilt boende, korttidsvård, övriga insatser inom ordinärt boende och hälso- och sjukvård. Utifrån denna prognos genomfördes en analysdag för att identifiera faktorer som är viktiga att beakta i det långsiktiga arbetet framöver. Utifrån nuläget togs ett par alternativa scenarion fram utifrån befolkningsutvecklingen och antaganden om framtida konsumtionsmönster.

Mycket tid lades ner på att ta fram bra faktaunderlag för planen såsom

●       Relevant befolkningsprognos i ettårs klasser och hur dessa utvecklas

●       Underlag om konsumtion per åldersgrupper och per insatser utifrån Kostnad per brukare

●       Definition av vilka målgrupper planen riktar sig till (t.ex. äldre äldre)

●       Beskrivning om hur förändrad praxis eller lagstiftning påverkar konsumtionen

●       Kommande politiska beslut som påverkar konsumtion och insatser (t.ex. LoV)

●       Produktivitet (t.ex. beläggning inom ett särskilt boende)

Samtliga ovanstående kriterier behövdes för ett bra faktaunderlag för, både i form av objektiv data såsom befolkningens sammansättning men också subjektiva bedömningar om hur t.ex. förändringar i politiska beslut kan förväntas förändra framtida utfall togs in i underlaget.

Resultat

Vid rapportering av projektet gjordes en överlämning av dokumentation från projektet med en prognos fram t.o.m. 2030 med behov av resurser/budget. I utfallet kunde förvaltningen påvisa skillnader mellan den övergripande föreslagna kommunala budget per förvaltning och projektets uppräknade budget. Detta ledde i sin tur till en diskussion om hur medlen skulle fördelas inom kommunen och vilka faktiska behov som fanns. Ett antal åtgärder bestämdes för att möjliggöra både en adekvat fördelning samt för att förbättra produktiviteten och konsumtionen i förvaltningen för att även minska behoven av insatser och därmed behoven av ekonomiska medel.

Ledningssystemet gör det lätt att göra rätt i Hammarö kommun

Nu införs systemet i hela kommunen

”Ingången var att vi ville leva upp till SOSFS:en, men nu arbetar vi med kvalitetsutveckling”

Hammarö var en av de första kommunerna som köpte in och införde Ensolutions kvalitetsledningssystem i sin organisation och det har nu gått fyra år sedan starten.

”Vi hade redan ett gott samarbete med Ensolution, eftersom vi också var en av de första kommunerna som gjorde Kostnad Per Brukare. När vi såg demon av kvalitetsledningssystemet så föll vi pladask”, säger Mia Hernell Blomqvist, som är verksamhetsutvecklare på Socialförvaltningen i Hammarö kommun.

”Vårt ledningssystem finns på intranätet och fungerar som ett levande bibliotek med processer, länkar till dokument och lokala rutiner med mera samlat. Det är lätt för chefer och medarbetare att nå. Vårt ledord under hela arbetets gång har varit att ‘Det ska vara lätt att göra rätt’!”

Kvalitetsledningssystemet är integrerat i verksamheten

Systemet används både till att visa och tydliggöra hur verksamhetens processer är tänkta att fungera och till att utveckla dem. ”Att rita upp processen och analysera hur problemet kan lösas har blivit ett naturligt arbetssätt när man stöter på problem i verksamheten”, säger Mia. Ledningssystemet används också vid introduktion av nya medarbetare.

”Kollegor i andra kommuner frågar ibland hur mycket tid jag lägger på att arbeta med systemet, men jag brukar svara att jag hade ju ansvar för allt det här även innan. Ledningssystemet hjälper mig att ha allt på ett ställe.”

Nu går Hammarö vidare med kommunövergripande processer

Socialförvaltningens införande av Kvalitetsledningssystemet och Mia Hernell Blomqvists arbete har uppmärksammats nationellt, bland annat av Kvalitetsmagasinet, och Mia har tagit emot många studiebesök från andra kommuner som har behov av en bra lösning för att få ett samlat kvalitetsledningssystem. Inte minst har övriga verksamheter inom kommunen blivit nyfikna och sett fördelarna med kvalitetsledningssystemet. Detta har lett till att man under våren 2017 nu går vidare med att införa systemet för processer i Hammarö kommuns alla verksamheter!

Välfärdssektorn i Ulricehamn har fått en ekonomi i balans

”Med ödmjukhet och stort engagemang har konsulter från Ensolution under flera år stärkt chefers förmåga att utveckla styrning och ledning. De har hjälpt oss att tolka våra kostnader och leda utvecklingen dit vi själva vill.”

Carita Brovall, Socialchef Ulricehamns kommun

Samarbetet med Ensolution inleddes 2008, då Ulricehamn valde att göra Kostnad Per Brukare (KPB). Projektet medförde en insikt om att det fanns brister i statistiken i verksamhetssystemet.

”Syftet och målet som från början handlade om att använda Kostnad Per Brukare (KPB) som en metod för kvalitetsarbete, har med åren mer kommit att handla om att utveckla vår förmåga till styrning och ledning, samt ökat vår medvetenhet om konsumtion och produktion inom vård- och omsorg”, menar socialchef Carita Brovall, och fortsätter:

”Vår förbättringsresa kan delas in i tre faser. Fas 1 avsåg ’städningsarbete’ i vårt verksamhetssystem för att vi skulle känna igen oss i resultaten från KPB. Efter det stod vi inför städningsfas 2 då vi fick stöd att se över kodsträngar och hur vi sorterade i vårt ekonomisystem. Detta för att säkerställa vår data bl.a. mot KPB men även mot RS (Räkenskapssammandraget). När detta var gjort kunde vi ’känna igen oss och lita på resultatet från KPB’. Då ställdes vi inför nästa fas; att använda resultatet i ett medvetet och strategiskt förbättringsarbete.

Jag upplevde att vi tidigare år relativt passivt tog emot ett resultat, konstaterade vad vi hade för resultat samt fick stöd från Ensolution att ta fram möjliga utvecklingsområden. Därifrån var det svårare att få det att genomföras i praktiken. Vårt förbättringsarbete tog fart på allvar utifrån fleråriga problem med underskott i hela sektorn, som vi hade svårigheter att komma tillrätta med.”

Ensolution har fungerat som stöd när det gäller utvecklingen av ekonomiprocesserna (ex. budgetprocessen). För att förbättra möjligheterna till styrning och uppföljning har Ensolution även varit ett stöd för ledningsgruppen i framtagandet av en ny styrmodell som utgår från principerna för en beställar-/utförarorganisation. Under samarbetet har Ensolution fungerat som ett generellt bollplank i frågor kring styrning och ledning för socialchefen, Carita Brovall.

”Ensolutions gedigna kunskap både avseende kommunal ekonomi och en synnerligen stor förmåga i verksamhetsspecifik kunskap, bidrog till att både jag och chefer i min organisation fick ett stort förtroende. Med ödmjukhet och stort engagemang har konsulter från Ensolution under flera år stärkt min (och övriga chefers) förmåga att utveckla styrning och ledning med hjälp av att tolka våra kostnader och vilken utveckling vi själva vill se. Jag har personligen upplevt ett fantastiskt väl fungerande samarbete. Mycket seriösa konsulter och med ett stort ansvarstagande för att vi som kunder skulle bli både nöjda och lyckas i våra uppdrag.”

Ledningen på sektor välfärd upplever att arbetet som de gjort tillsammans med Ensolution har lett till tydlighet kring vad som är en konsumtions- resp. en produktivitetsproblematik. Man upplever också att det finns en bättre kontroll över ekonomin – när man behöver göra åtgärder så gör man det inom rätt områden. Det har också lett till att ledningen har en bättre samsyn och har lättare att se verksamheten ur ett helhetsperspektiv.

”Vi som chefer gör nu medvetna val när budget sätts, och vi har blivit mer skickliga på att analysera vårt resultat, planera och genomföra åtgärder. Det har bidragit till en känsla av att vi vet vad vi håller på med. Vi har idag bra faktaunderlag inför budgetprocessen i kommunen samt i mötet med våra beslutsfattare. Det är professionellt.”

Hällefors kommun vände negativ spiral inom socialtjänsten

”Förbättringsarbete är en pågående process som hela tiden måste underhållas. Det gäller att våga satsa för att vinna genom att ha tydliga mål och att arbeta tillsammans för att nå målen.”

– Socialchef Ingrid Holmgren

Ansträngd situation inom äldre- och funktionsnedsättningsomsorgen

2014 var läget inom socialtjänsten i Hällefors mycket pressat. Flera chefer fick byta ansvar och verksamhetsområden och viktiga kvalitetsinsatser drogs in. Siffrorna pekade på att organisationen saknade tydliga strukturer, och i början av oktober visade prognosen på kraftigt underskott. Hela verksamheten var mycket ansträngd vilket påverkade såväl medarbetarnas arbetssituation som brukarnas upplevda nöjdhet och därmed kvalitén. Kontrollmyndigheter såsom IVO, arbetsmiljöverket och livsmedelsinspektionen var på besök och konstaterade att det fanns ett flertal brister inom de olika verksamheterna.

Djupanalys av kostnader och bakomliggande faktorer skapade grund för åtgärder

När situationen var som mest turbulent tillträdde Ingrid Holmgren som ny socialchef för Hällefors kommun. Till en början var hennes främsta mål att skaffa sig kontroll och ge verksamheten en tydlig riktning. Både kostnaderna och konsumtionen av insatser hade ökat okontrollerat och ökningen kunde inte riktigt förklaras. Genom det efterföljande arbetet med Kostnad Per Brukare (KPB) fick Hällefors en tydlig bild av hur de faktiskt hade nyttjat sina resurser och vilka områden som måste prioriteras framåt. Man använde också resultatet från KPB för att genomföra en djupare analys av varför kostnaderna uppstått och de bakomliggande faktorerna. Utifrån denna analys genomfördes sedan en rad olika åtgärder för att skapa kontroll, minska kostnaderna och höja kvaliteten. Samtidigt infördes Ensolutions ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för att ytterligare ge struktur och kontroll till organisationen och för att möjliggöra ett strukturerat arbete med kvalitet kopplat till kostnaderna.

I samband med detta arbete formulerades nya mål för verksamheten tillsammans med politiken för att skapa samsyn och möjliggöra bra prioriteringar. Det övergripande målet var att kommuninvånare skulle uppleva en hög grad av nöjdhet avseende verksamhetens insatser. Vidare skulle antal dagar från beslut till verkställighet minskas, bemötandet mot kund skulle förbättras och medarbetarna skulle trivas och känna arbetsglädje.

Resultat

Förändringsarbetet genomsyrade hela organisationen och dess avnämare. Det var viktigt för kommunen att våga satsa ordentligt i detta arbete för att skapa en kultur med tydliga mål och strukturer. Detta ledde också till att ledningssystemet implementerades. Under 2016 genomfördes KPB och resultatet visade på kraftigt minskade kostnader samtidigt som kvaliteten enligt SKLs årliga undersökning hade ökat. Genom KPB var det alltså möjligt att mäta, utvärdera och hantera såväl kostnader som kvalitet.

Organisationen har nu en sammansvetsad ledning med tydligt fokus som arbetar hårt för att hela tiden förbättra verksamhetens ekonomiska resultat och samtidigt höja kvaliteten.

På bilden: Ingrid Holmgren, Socialchef och Ann-Louise Eriksson, Medicinskt ansvarig sjuksköterska

Kartläggning av nyckelprocesser skapade samsyn och överblick i Älvkarleby

Identifiering, utformning och prioritering av förbättringsåtgärder för flyktingverksamheten

Ensolution har under våren 2016 genomfört ett antal projekt i Älvkarleby inom ramen för flyktingerbjudandet. Det stora flyktingmottagandet under hösten och vintern 2015-2016 innebar en hög arbetsbelastning för kommunen, och en hel del brandsläckning. Till följd av detta uppstod behovet av att genomlysa och kvalitetssäkra processerna kring mottagandet. Det blev också särskilt viktigt att kunna prognostisera och planera kostnader, intäkter och insatser. Genom att kartlägga nyckelprocesser och att arbeta med prognoser fick Älvkarleby ett bra underlag för att kunna planera och arbeta för ett positivt mottagande med ökad kontroll avseende både ekonomi och verksamhet.

Förbättringsåtgärder
Ensolution har tillsammans med Älvkarleby ritat processer kring mottagande och återsökning. Genom denna kartläggning har kommunen fått samsyn och överblick vad gäller processernas utformning och förknippade roller, aktiviteter, rutiner och samverkansytor. Detta utgör ett bra underlag vid identifiering, utformning och prioritering av möjliga förbättringsåtgärder. Älvkarleby har också inkorporerat den återsökningsmall för ensamkommande barn som Ensolution utvecklat. Den är ett viktigt stöd för att få överblick och kontroll avseende de återsökningar och ersättningar som kommunen har rätt till.

Projektet Kostnad per brukare (KPB), som genomförts under ett flertal år i kommunen, möjliggör en kostnadsfokuserad uppföljning av individer och insatser. Denna uppföljning visar vilka insatser som är aktuella inom flyktingmottagandet samt vilka kostnader (och intäkter) dessa genererar. Den kvalitetssäkrade individdata som kommer fram ur projektet lämpar sig även mycket väl som underlag till prognoser av kostnader, intäkter och insatser.

Prognoser
Ekonomichefen Veikko Niemi i Älvkarley såg att det fanns ett behov av att beräkna och prognostisera kostnaderna på en övergripande nivå  –dels för att möjliggöra en god resursplanering kring flyktingmottagandet men också för att kunna budgetera kostnader och intäkter. Genom KPB fick vi en klar bild av befintliga kostnader, intäkter och insatser. Med det som utgångspunkt har Ensolution kompletterat med olika prognoser och relevanta lokalt förankrade antaganden för att analysera vilka faktorer som kommer att ha en påverkan på kommunens flyktingverksamhet framåt. Slutligen har tre olika prognoser – på olika nivåer – arbetats fram, vilka visar hur utvecklingen kan komma att se ut framåt.

Unika anpassningar av kvalitetsledningssystemet för Örebro kommun

Unik modell för Örebro kommun – Linjära processer med ”Extra allt”

Ensolution såg till att vi fick effektiva och kvalitetssäkrade verksamheter.
Kvalitetsledningssystemet som implementerades i Örebro kommun innehåller en hel del specialanpassningar. Lösningen ser inte ut som i vanliga Kvalitetsledningssystem då det fanns krav på att processen skulle vara linjär och innehålla ”Extra allt” – klickbara ikoner som tar användaren vidare i systemet; till dokument, resultat, samverkan, IT-systemstöd och systematiskt förbättringsarbete (riskanalys, egenkontroll och utredning av avvikelser).Upphandlingen ställde krav på en stor utbildningsinsats och Ensolution fick specialanpassa utbildningen efter utvecklad funktionalitet i systemet.

Ensolution AB – en kompetent leverantör
”Projektledning, utbildare, support och ledning från Ensolution har alltid agerat tillmötesgående och trevligt. De har arbetat välorganiserat, delat info och kunskap, samt mött upp med resurser. Vi är mycket nöjda med IT-lösningarna, det införandeprojekt som genomförts tillsammans med Ensolution. Projektet har goda förhoppningar om fortsatt utveckling, gott samarbete och gemensam utveckling med Ensolution”, säger projektledare Eva C Källman som uppskattar möjligheterna i Ledningssystemet.

Ledningssystem med flexibilitet och möjligheter

·         Möjlighet till breddinförande för hela Örebro kommun.
·         Möjligt att fortsätta integrera med kommunens övriga system.
·         Ger samtliga medarbetare tillgång till och möjlighet att interagera genom webgränssnitt och mailkoppling.
·         Funktionalitet – lätt att ta sig mellan processer och resultat.
·         Processer med extra allt – möjligheten att ”tagga” information som är klickbar från de visualiserade processkartorna, samt till detta en valbar list som möjliggör olika visualiseringar av ”taggad” information med kopplingar till processkartan. Verksamheternas nya IT-systemstöd för kvalitetsledningssystem ger mycket goda möjligheter att fortsätta utveckling inom processorganisation med koppling till målstyrning och till linje- och resursorganisation.

Processer med ”Extra allt”

Projektets och Ensolutions gemensamma innovation gällande processer med ”Extra allt” ger utökade möjligheter till systematisk och standardiserad verksamhets- och kvalitetsuppföljning samt skapar hög användbarhet för medarbetare och chefer.Införandet och utvecklingen gav förutsättningar att koppla den interna kontrollen av verksamhetens processer inom organiseringen av processledningsroller – med hänsyn till kommunens särskilda måldokument och temarapporter gällande jämställdhet, klimat, HBTQ och liknande.

”Det är inget litet projekt som nu går mot sitt slut. Vi har genomfört en innovationsupphandling – en av de första i sitt slag i Örebro kommun, med en mycket omfattande kravställan gällande funktionella krav, vilket skapat nyfikenhet från andra presumtiva upphandlare.”

Boden lyckades motverka onödigt hög konsumtion inom hemtjänsten

”Det är inte tiden som brukaren behöver som ska minskas, det är tiden som brukaren inte behöver. Det är detta åtgärderna syftar till!”

– Socialchef Catharina Liljeholm

Kraftig konsumtionsökning efter införandet av LOV

Under arbetet med Kostnad per brukare (KPB) i Bodens kommun framkom det att konsumtionen inom hemtjänsten var hög jämfört med andra kommuner. Det hade skett en årlig konsumtionsökning sedan 2010 då lagen om valfrihet infördes. I analysen av resultatet från KPB blev det tydligt att de externa utförarna hade en högre snittkonsumtion per brukare samtidigt som de år efter år tog allt större marknadsandel gällande hemtjänstverksamheten. Det var också tydligt att målgruppen under 65 år hade en högre omfattning hemtjänstinsatser jämfört med det nationella KPB-snittet. Med en ökad konsumtion skenade också kostnaderna, och situationen blev ohållbar, vilket fick Bodens kommun att inse att de behövde extern hjälp för att komma vidare.

Utifrån verksamhetsgenomlysningen skapades en handlingsplan

Boden anlitade Ensolution med en önskan om att få bättre kontroll på konsumtionen inom hemtjänsten samt för att säkerställa att brukarna fick rätt insatser i rätt omfattning. För att undersöka detta gjordes inledningsvis en fördjupad målgruppsanalys som sträckte sig flera år bakåt i tiden. Analysen gjordes också för att identifiera trender och mönster som kunde förklara konsumtionsökningen. Därtill kartlades viktiga arbetsprocesser för att identifiera arbetssätt och metoder, från bistånd till utförare, och analyser genomfördes för att identifiera utvecklingsmöjligheter i processerna samtidigt som styrdokument med rutiner och riktlinjer sågs över. Utifrån detta identifierades och prioriterades förbättringsområden och en konkret handlingsplan togs fram.

Rätt insatser i rätt omfattning

Utifrån Ensolutions analys och handlingsplan vidtogs en rad åtgärder för att komma till rätta med konsumtionen i syfte att utföra rätt insatser i rätt omfattning. Insatsbeslut gjordes om till att omfatta insatser istället för tid, och fokus lades på själva insatsen istället för hur insatsen skulle utföras. Schablontider vid beräkning av insatser reviderades inom personlig omsorg och serviceinsatser för att ge brukaren rätt insats i rätt omfattning. Det utfördes färre besök per brukare och det infördes tätare uppföljningar. Vidare infördes vårdplanering i hemmet med uppföljning inom 3-5 dagar efter hemkomst för att göra hemgången tryggare och anpassad till brukarens behov. Ledsagning, matlagning/matvärmning och närståendeanställningar sågs också över för att anpassas till det faktiska behovet.

boden_grafOvan åtgärder resulterade i att Bodens kommun fick en kraftigt minskad konsumtion månad efter månad, vilket också föranledde minskade kostnader inom hemtjänsten. Viktigt för Boden utifrån de åtgärder som vidtogs var att skapa en gemensam målbild samt att ta tillbaka kontrollen och ägandeskapet över hemtjänsten och dess processer.

Under 2016 genomfördes återigen KPB, och från att ha legat på en snittkonsumtion per invånare över 80 år på 134 timmar så lyckades Boden minska snittkonsumtionen till 101 timmar. Den kraftiga konsumtionsminskningen skedde under knappt ett års tid, vilket visar på att åtgärderna faktiskt fick sin verkan. Viktigt att tillägga är att minskningen i hemtjänstkonsumtion inte har lett till någon relaterad ökning i särskilt boende.

Foto: Bodens kommun

Ökad kontroll, kostnadseffektivitet och arbetsglädje inom personlig assistans i Ludvika

”Vi har fått mycket bättre kontroll på ekonomin och verksamheten”

Lina Ekdahl Holmström, Enhetschef LSS/tf områdeschef

I Ludvika kommun upplevde man länge en stor frustration kring olika organisatoriska, strukturella, ekonomiska och ledarskapsrelaterade problem inom personlig assistans. Framför allt hade man otillräcklig kontroll över ekonomin och höga kostnader. Våren 2011 fick därför Ensolution uppdraget att genomföra en genomlysning av processen att utföra personlig assistans. Detta resulterade i ett flertal rekommendationer och förslag till förbättringsåtgärder. Till följd av detta valde Ludvika kommun att tillsätta en projektledare som hösten/vintern 2011/2012 ansvarade för att, tillsammans med enhetscheferna inom personlig assistans, arbeta med en majoritet av de föreslagna åtgärderna.

Redan under 2012 såg man mycket positiva resultat inom flera viktiga områden. Timkostnaden har sjunkit från 88 kr till 63 kr, övertidsuttaget har minskat dramatiskt och sjukfrånvaron utvecklas bättre än för andra verksamheter i kommunen. Detta har åstadkommits främst genom effektivare ekonomisk uppföljning, större engagemang hos chefer och medarbetare, mer enhetliga arbetssätt och bättre samarbete. Denna fallstudie beskriver vad som ledde fram till förbättringsprojektet, hur man gick till väga och resultatet av arbetet.

KPB visade hög timkostnad jämfört med andra kommuner
Under flera år upplevde man i Ludvika kommuns vård- och omsorgsförvaltning en osäkerhet kring personlig assistans, till stor del beroende på bristande kontroll gällande ekonomin. Man kände att man skötte verksamheten bra men att den blev lidande av att det ekonomiska utfallet var svårt att förutspå. Detta mycket på grund av det komplicerade pengaflödet mellan kommunen och Försäkringskassan avseende assistansersättningen. Det var helt enkelt svårt att hålla reda på hur mycket intäkter man i slutändan skulle få från Försäkringskassan och vilka kostnader verksamheten skulle generera.

Under 2009 och 2010 genomförde kommunen projektet Kostnad Per Brukare (KPB) tillsammans med Ensolution och dessa undersökningar visade på en hög timkostnad för personlig assistans jämfört med flertalet andra kommuner. Samtidigt hade man andra problem med exempelvis mycket övertid och hög sjukfrånvaro. Detta ledde till att man beslutade att genomföra en genomlysning av personlig assistans.

Ludvika kommun insåg behovet av att ta in en extern aktör för att genomföra genomlysningen. Man valde Ensolution då man hade mycket goda erfarenheter av företaget sedan en rad tidigare projekt. Dessutom hade Ensolution den kompetens som krävdes just inom personlig assistans efter liknande verksamhetsutvecklingsprojekt i andra kommuner.

Kommunens mål med genomlysningen var i första hand att få förslag på åtgärder som skulle kunna ge bättre överblick och kontroll över de ekonomiska flödena och därmed en bättre balans mellan kostnader och intäkter. Vidare önskade man sig även idéer och förslag angående hur man kan jobba långsiktigt för att utveckla verksamheten i övrigt. Uppdraget preciserades till en processkartläggning samt en detaljerad kostnadskalkyl för personlig assistans enligt KPB-metoden, och man kom överens om att det skulle utföras under våren 2011.

Processkartläggning visualiserade arbetsflöden och tydliggjorde utvecklingsområden

Processkartläggning innebär i detta fall att Ensolution intervjuar berörda parter, tar del av relevant dokumentation, gräver i verksamhetssystemen, och producerar en grafisk illustration av processen. Allt detta visualiserar det vardagliga arbetet med personlig assistans – alla aktiviteter, aktörer, verksamhetssystem, IT-stöd etc, och möjliggör diskussioner kring flaskhalsar och förbättringsmöjligheter i processen. Därtill exponeras organisationen och dess beståndsdelar vilket öppnar upp för konstruktiva resonemang kring struktur, administration och styrning. Den fördjupade ekonomiska kalkylen bygger på att alla intäkter och kostnader knyts till varje enskild brukare och analyseras, och således kan ekonomiskt tunga och lätta ärenden identifieras. Detta möjliggör i sin tur att man kan belysa goda exempel och utreda varför dyra ärende är dyra och hur man eventuellt kan sänka kostnaderna.

Rapport med förbättringsåtgärder

Ensolutions arbete resulterade i att en rapport framlades i juni 2011. Denna innehöll ett tiotal möjliga förbättringsområden med underområden vilka innefattade organisatoriska, strukturella, ekonomiska och ledarskapsrelaterade aspekter.

Ludvika kommun valde att i projektform gå vidare med åtta av de förbättringsområden som Ensolution lyfte fram i rapporten. Hösten 2011 tillsattes en projektledare som tillsammans med de fyra enhetscheferna för personlig assistans bildade en projektgrupp. Enhetscheferna deltog i projektet vid sidan av sina ordinarie arbetsuppgifter. Under hösten/vintern 2011/2012 arbetade man i projektet med följande områden:

  1. Ökad närvarograd
    I Ensolutions rapport beskrevs en problematik kring korttidsfrånvaro, detta hängde även samman med arbetsmoralen.
  2. Arbetsmoral
    Yrkesstoltheten lyftes fram samt vad som är tillåtet att göra som personlig assistent i Ludvika kommun.
  3. Information/Kommunikation
    Vikten av att de personliga assistentgrupperna får enhetlig information och att enhetschefer håller samma linje underströks. Medarbetarna önskar tydlighet i uppdraget som personlig assistent samt en god struktur. Enhetscheferna vill ha enhetliga rutiner och bättre samarbete.
  4. Ekonomisk uppföljning
    Ensolution poängterade att enhetscheferna behöver relevant information för att kunna göra ekonomisk uppföljning. Ansvaret för uppföljning ska vara tydligt för cheferna. Man konstaterade att den ekonomiska uppföljningen var outvecklad vilket påverkade timkostnaden negativt. Detta ledde även exempelvis till att det saknades förutsättningar för att i dyra ärenden kunna ansöka om förhöjt timbelopp hos Försäkringskassan.
  5. Bemanningsenheten
    Ensolution betonade vikten av att bemanningsenheten fortsätter sitt uppdrag i samband med rekrytering och vikarieanskaffning. Att arbeta med övertalighet var också angeläget. Det var tydligt att den stora vikarieomsättningen skapade problem och osäkerhet. Ett stort övertidsuttag och hög sjukfrånvaro framhölls också som problem.
  6. Schemaprocedur
    Anpassningar i personalbemanningen tog för lång tid när brukares beslut ändrades. Man bör eftersträva en flexibel organisation i detta avseende. Ensolution föreslog därför individuell schemaplanering.
  7. System för registrering av utförd tid
    Ensolution konstaterade att ett IT-baserat system för registrering av utförd tid och insatser bör införas i alla personliga assistentgrupper. Det är viktigt att grupperna har kunskap om verktyget, hur det används och varför.
  8. Dubbel assistans
    Ensolution ansåg att organisationen kring kortare insatser och dubbel assistans kunde förbättras. Man lämnade förslag kring serviceteam och vikten av att bemanningsenheten omfattas i den diskussionen poängterades.

Tre huvudområden

Projektets åtta områden delades in i tre större huvudområden. Den första delen fokuserade på medarbetaren och hur ledarskapet var gentemot de personliga assistansgrupperna utifrån närvarograd, arbetsmoral och information/kommunikation. Den andra delen handlade om hur enhetscheferna kan arbeta mer enhetligt och effektivt samt vilka verktyg cheferna behöver. Den tredje delen inriktades på den ekonomiska uppföljningen, bemanningsenheten, schemaprocedurer, tidsregistreringsverktyget samt dubbel assistans.

Brainstorming utfördes angående de åtta förbättringsområdena inom projektgruppen. Ett stort antal brister identifierades och sorterades in i arbetsplaner under respektive förbättringsområde. Olika aktörer arbetade med bristerna utifrån sin kompetens, antingen i grupp eller självständigt. Förbättringsansvar och uppgifter delades upp i projektgruppen för att få igång alla processer samt skapa delaktighet. En referensgrupp formades med medarbetare från varje arbetsledarområde samt en representant från fackförbundet Kommunal.

Inom de åtta områdena utkristalliserades snart även en inbördes prioritering som byggde på upplevd angelägenhetsgrad och genomförbarhet. Då arbetet med den ekonomiska uppföljningen krävde mycket resurser skapades en ekonomigrupp inom projektet som fick två huvudsakliga uppdrag. För det första skulle man utveckla en sexmånadersrapport i form av ett löpande verktyg för ökad kontroll och möjlighet till att reagera snabbare på den ekonomiska uppföljningen i varje enskilt assistansärende. Rapporten skulle göra det möjligt att för varje månad i varje sexmånadersperiod, i det enskilda ärendet, följa antalet beviljade och utförda assistanstimmar; de intäkter från Försäkringskassan i form av assistansersättning som de utförda assistanstimmarna genererar; samt ärendets kostnader. För det andra skulle man utveckla rutiner för att hos Försäkringskassan kunna ansöka om förhöjd ersättning i vissa ekonomiskt tunga ärenden.

Sammanfattningsvis kan sägas att arbetet utfördes inom ramarna för en noggrant utformad organisation med definierade roller och ansvar. Man agerade utifrån en detaljerad projektplan med kontinuerliga möten, skrivelser och avrapporteringar. De åtta förbättringsområdena behandlades parallellt och visade sig vara olika komplicerade och resurskrävande. Dessutom tilldelades projektet resurser i form av personaltid etc.

“Projektet har lett till ökad tydlighet, enhetlighet och ordning och reda”

Lina Ekdahl Holmström, Enhetschef LSS/tf områdeschef

Resultat
Timkostnaden för personlig assistans har sjunkit ihållande sedan halvårsskiftet 2011, från 88 kr i juli 2011 till 63 kr* i september 2012. Antalet övertidstimmar hos personalen inom personlig assistans har sjunkit markant sedan halvårsskiftet. Dessutom visar assistansens sjukfrånvaro en bättre utveckling än hos resterande del av vård- och omsorgsförvaltningen.

Att timkostnaden har sjunkit beror till stor del på att den ekonomiska uppföljningen har förbättrats avsevärt. Tack vare den detaljerade sexmånadersrapporten har man numera en mycket bättre kontroll över de ekonomiska flödena i varje enskilt ärende. Man kan agera proaktivt i stället för reaktivt och exempelvis kategorisera/gruppera brukare och rikta särskilda ansträngningar mot de ekonomisk tunga ärendena. Man vet hur mycket pengar man kommer få i assistansersättning från Försäkringskassan och vilka kostnader man har, och kan därmed med god precision förutsäga hur det ekonomiska utfallet kommer se ut framöver. Genom tidsregistreringsverktyget har man fått en bättre struktur för insamling och inrapportering av utförda assistanstimmar, man vet hur det ska göras och när. Sexmånadersrapporten gör det också möjligt att se i vilka ärenden det kan vara aktuellt att ansöka om förhöjd ersättning hos Försäkringskassan. Redan under projekttiden ansökte man om, och fick, förhöjt timbelopp i ett ärende. Sexmånadersrapporten motverkar även fel och misstag i den administrativa hanteringen av assistansersättningen. Ett intressant exempel är när en handläggare på Försäkringskassan skulle klicka i alternativet för avslag för förhöjd ersättning i deras verksamhetssystem men av misstag råkade ge avslag för ersättning för personlig assistans helt och hållet. Det upptäckte man dock snabbt i Ludvika kommun och misstaget kunde rättas till.

Att sjukfrånvaron har utvecklats positivt beror till stor del på att enhetscheferna har bättre kontroll på personalens närvaro tack vare bättre rutiner, enhetliga riktlinjer vid sjukdom och inte minst detaljerade månadsrapporter om sjukfrånvarons utveckling. I projektet har flera åtgärder genomförts för att förbättra arbetsmoralen. En ambition var att höja yrkesstatusen och yrkesstoltheten. Detta har man lyckats med mycket tack vare den referensgrupp bestående av personliga assistenter som fick komma med synpunkter och åtgärdsförslag. Detta har lett till trygga assistansgrupper som tar stort ansvar för sina uppgifter. Dessutom har man uppdaterat dokumentationen kring vad personlig assistans är och definierat viktiga begrepp och skeenden. Man har också förbättrat strukturerna kring informationshantering, exempelvis genom införandet av uppdaterade assistanspärmar för varje grupp. Detta har bidragit till tydlighet, enhetlighet, professionalism och positiv stämning i grupperna. Dessutom förenklar detta hanteringen av tillfällig personal.

Kommunikationen ut mot grupperna, mellan grupperna och inom grupperna har förbättrats med hjälp av regelbundna möten, tydliga rutiner och samverkanssamtal. Man har även arbetat med brukarperspektivet i form av individuella brukarsamtal där man ytterligare försöker anpassa assistansprocesserna efter individens önskemål.

Inom enhetschefsgruppen har kommunikationen också förbättrats. Man har startat upp mappen Stjärnan där alla dokument för personlig assistans läggs in. Det handlar om rutiner kring handhavanden med Försäkringskassan, riktlinjer vid sjukhusvistelser för brukaren, information kring personalfrågor etc. I mappen samlas all nödvändig dokumentation. Detta underlättar också för vikarier. Enhetscheferna träffas numera varannan vecka och går igenom alla aktuella frågor. Detta har lett till bättre samarbete, mer enhetlighet och tydlighet. Man har även delat ut vissa ansvar på specifika enhetschefer så att någon har ansvar för kommunikation med Försäkringskassan och någon annan ansvarar för bemanningen och så vidare, vilket upplevs som mycket positivt.

Bemanningsenheten och vikariehanteringen fungerar bra då man har ett bättre samarbete mellan enhetschefer och bemanningsenheten och bemanningsassistenten. Man har goda rutiner för att kartlägga vikariebehov och möjlighet att tänka långsiktigt.

Man har arbetat med att tolka och beräkna beslut från Försäkringskassan för att bli bättre på att sammanställa scheman och planera. Man funderar även på att införa en förvaltningsgemensam digital lösning för att stödja denna process. Vidare är tidsregistreringsverktyget implementerat och tydliga rutiner för dess hantering är på plats.

Lärdomar och reflektioner
Den viktigaste faktorn för Ludvika Kommuns framgångar som presenteras i denna fallstudie är att man faktiskt tog arbetet vidare efter att Ensolution lämnat sina förbättringsförslag. Det är avgörande att man tog Ensolutions rapport på största allvar och satsade fullt ut på att genomföra flertalet av de föreslagna åtgärderna. Detta kan verka trivialt och självklart men i många fall har man av olika anledningar svårt att komma igång med förändringsarbetet.

För att vara lyckosam i ett förändringsarbete måste man inse att det krävs tid och resurser, och en tydlig projektorganisation med definierade ansvar och roller. Vidare fordras tids- och handlingsplaner där leveranser specificeras och kontinuerliga mötestillfällen fastställs. Det måste finnas tydliga mål och syften med arbetet och dessa bör förankras genom hela organisationen. Man måste helt enkelt konkretisera nyttan av projektet för alla inblandade.

Det är också viktigt att poängtera att det oftast krävs en extern part som deltar i förändringsarbetet i varierande utsträckning. Detta för att tid, resurser eller kompetens för att genomföra alla led i förändringsarbetet kanske saknas internt. I fallet Ludvika kommun har det externa stödet varit relativt begränsat, Ensolution har framför allt fungerat som bollplank och hjälp vid utvecklingen av sexmånadersrapporten. Ensolution erbjuder emellertid alla nivåer av stöd i liknande sammanhang – allt ifrån att vara diskussionspartner, till att medverka vid projektmöten, till att projektleda och driva större delen av projektet.

Syftet med denna fallstudie är att lyfta fram ett intressant exempel på hur man kan ta Ensolutions arbete vidare och genomföra ett framgångsrikt förändringsarbete. Det är naturligtvis svårt att avgöra exakt vad som är projektets förtjänst och vad som beror på andra omständigheter. Resultatet består av både mjuka och hårda komponenter där möjligheten att direkt mäta vad som har hänt ofta är begränsade. Vi kan emellertid se att timkostnaden och övertidsuttaget har sjunkit och sjukfrånvaron har utvecklats positivt. Inblandade i projektet anser att det med största sannolikhet är projektarbetet som i hög grad ligger bakom detta. Vidare anser projektdeltagarna att projektet till stor del även ligger bakom många av de mjuka effekterna såsom ökad kontroll, tydlighet, enhetlighet och en positiv stämning bland dem som arbetar med personlig assistans. Vidare har brukarna antytt att assistansverksamheten har blivit bättre under projekttiden. Så på det hela taget anses förbättringsarbetet vara lyckosamt av ledningen, projektdeltagarna och andra berörda aktörer.

Nu fortsätter arbetet med att ytterligare förbättra verksamheten. Man har inte nått hela vägen fram inom samtliga förbättringsområden. Det är också en viktig lärdom: Förändringsarbete och utveckling måste ske kontinuerligt, det finns inget slut på den processen.

* Nettokostnad, SFB, egen regi. 12-månaderssnitt, september 2012. För enhetscheferna påverkbar kostnad, det vill säga utan påslag för kommunadministration etc.

”Nu finns ett större engagemang och en känsla av att man kan påverka”

Mikael Müller, Utvärderare Ludvika kommun

 

Foto: Ludvika kommun